Organiser son inauguration avec une agence évènementielle

Organiser son inauguration avec une agence évènementielle

Vous souhaitez organiser prochainement votre inauguration mais vous souhaiteriez connaitre une bonne méthode. Vous vous demandez s’il ne serait pas mieux de faire appel à une agence évènementielle pour cela ? Lisez donc la suite !

1. Pourquoi organiser une inauguration ?

Une inauguration constitue une étape importante pour une entreprise. Elle permet de faire parler de votre entreprise et de la présenter à un plus large public. Elle est donc primordiale pour la communication de votre entreprise.

Que ce soit pour l’ouverture de nouveaux locaux ou la mise en place d’un nouveau service, une inauguration permet de dynamiser l’image de l’entreprise en lui apportant plus de visibilité, et en lui donnant une nouvelle dynamique tourner vers l’avenir.

Une inauguration est également une occasion de faire passer un message et de transmettre les valeurs de votre entreprise. Le but est de créer un évènement en respectant l’image et les valeurs de l’entreprise pour fidéliser vos clients mais aussi, et surtout, en attirer de nouveaux.

Vous l’aurez donc compris : une inauguration est un véritable retour sur investissement et peut être décisive pour votre entreprise. Elle renvoie une image positive et permet d’upgrader l’indice de confiance.

Pourquoi organiser une inauguration avec une agence ?

La clé pour une inauguration réussie est une organisation bien préparée en amont. Pour cela, il faut penser à chaque étape de l’évènement : avant, pendant et après.

1. Avant l’inauguration

Pour l’organisation en amont, il faut bien évidemment penser à déterminer les objectifs de l’événement ainsi que l’image que vous voulez renvoyer. Suite à cela, il est primordial de cadrer un budget pour mieux dimensionner les différents composants de l’inauguration.

Ensuite, il faut bien sûr fixer une date adéquate pour que le maximum de personnes puisse être disponible. Il est recommandé d’éviter les périodes de vacances scolaires, les périodes de fêtes et les dates de salons majeurs de votre corporation.

Iil faut trouver le lieu, d’une taille suffisante pour accueillir l’ensemble des invités. Deux solutions sont possibles, soit dans les locaux de l’entreprise (entrepôt, atrium, etc…) soit sous un chapiteau éphémère.

Pour apporter une dynamique à l’inauguration, il est opportun de prévoir différentes animations : artistiques, culinaires, pédagogiques, high-tech,…

Et bien sûr, penser à communiquer sur l’évènement via différents canaux : e-mails, site internet de l’entreprise, réseaux sociaux… pour une visibilité accrue et profitable.

Organiser son inauguration avec une agence nécessitera de convenir d’un rétro-planning entre les différents organisateurs de l’inauguration afin de vous faciliter le process et d’assurer une meilleure gestion de l’évènement.

1. Pendant l’inauguration

Il est essentiel d’assurer un déroulement d’événement fluide, bien rythmé par des temps forts, avec des prestations de qualité, avec un contact humain et chaleureux pour chaque invité présent.

Le but de créer une relation ‘affective’ entre les invités et l’entreprise, dans laquelle la communication est libre, constructive, pour établir une collaboration pérenne.

Organiser une inauguration avec une agence évènementielle vous permettra d’atteindre plus facilement l’objectif premier : Transmettre le message positif que votre entreprise est tourné résolument vers l’avenir et que vous comptez sur tous vos acteurs économiques actuels et futurs.

1. Après l’inauguration

Organiser une inauguration avec une agence évènementielle vous permettre de gérer plus efficacement « l’après inauguration » qui est tout aussi important que les étapes précédentes. En effet, il est essentiel que les participants conservent sur une note positive de l’événement

Ainsi, vous pouvez mettre à disposition les différents médias (vidéos, powerpoint, reportage photo,…) et les documentations utilisés lors de votre inauguration. En retenant ce warning qu’il est très probable que ces supports pourront être potentiellement partagés publiquement.

Les remerciements d’usage seront envoyés quelques jours après votre inauguration, aux participants bien sûr, avec quelques mots personnalisés aux officiels et à la presse très à cheval à ces petites attentions personnalisées.

Pourquoi est-ce judicieux d’organiser votre inauguration avec une agence évènementielle ?

Vous l’aurez compris : organiser une inauguration n’est pas de tout repos et peut vite devenir un véritable casse-tête. C’est pourquoi organiser une inauguration avec une agence évènementielle est la solution idéale si vous voulez une événement fluide et bien orchestré. 

En effet, vous pourrez bénéficier de l’expertise et de l’expérience de l’agence afin de concevoir un évènement attractif et original. Une agence pourra vous proposer des solutions pour les espaces réceptifs, pour des animations cohérentes, pour un service traiteur adapté aux participants et enfin pour vous décharger de toute la (lourde) logistique événementielle.

Organiser une inauguration avec une agence évènementielle vous fera bénéficier de conseils afin d’effectuer les bons choix à faire pour un certain nombre de poste décisif . Elle respectera et fera respecter également le planning et les deadlines imposés.

Cela vous fait donc gagner un temps considérable. Là où vous passerez des heures à faire des recherches pour l’accueil, la technique, le mobilier, le traiteur, etc… et pour en finalité générer beaucoup d’incertitude. Organiser une inauguration avec une agence évènementielle vous simplifiera la tache mais surtout vous profiterez de la fiabilité de son carnet d’adresses avec un ensemble de professionnels de l’événementiel ‘sérieux’.

De plus il faut garder à l’esprit que vous devrez vous concentrer sur un accueil personnalisé pour les invités et sur le contenu spécifique à transmettre. Ce que votre agence ne pourra pas faire à votre place et celle de vos collaborateurs.

Organiser son inauguration avec une agence évènementielle : Robin Wood and Co

L’agence Robin Wood and Co constituée d’une équipe d’experts aux profils riches et variés pour vous accompagner dans toutes les étapes de l’organisation de votre inauguration. Votre évènement sera conçu sur-mesure afin de vous proposer des prestations personnalisées selon les objectifs définis.

Avec nos 25 ans d’expérience, nous vous proposons des solutions créatives et rigoureuses afin d’assurer la réussite de votre inauguration et profiter pleinement de cette opération de communication positive pour votre entreprise.

Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur l’organisation de votre prochaine inauguration nous vous invitons à vous rendre sur notre site internet, ou à nous contacter directement par téléphone au 06 75 86 27 26.