Agence événementielle nationale pour organiser votre événement d’entreprise

Conditions générales de vente

Article 1: Objet

Les conditions générales de ventes décrites ci-après détaillent les droits et obligations entre d’une part l’agence Robin Wood and Co , (la « Société / L’organisateur»), vendant les services définis ci-après, et d’autre part la personne physique  ou morale, dénommée « le Client », achetant un ou plusieurs de ces services par l’intermédiaire d’un contrat tel que défini à l’article 2 des présentes. Ces services sont soumis aux présentes conditions générales.

Les services proposés par la Société sont les suivants :

> L’organisation et/ou la gestion totale ou partielle de prestations à caractère événementiel, tels que séminaire, team building, inauguration, anniversaire d’entreprise, incentive, garden party, workshop, soirée d’entreprise, conférences, meeting, et toute opération de communication événementielle et marketing.

> La mise en place et/ou location d’animations événementielles (challenges, stands, jeux, artistes, …)

> La création et/ou mise en place et/ou location de décors événementiels thématiques ou de stands d’exposition marketing

> La gestion et/ou mise en place de prestations annexes (hébergement, restauration, technique, signalétique, personnel,…)

Article 2 : Contrat

Le devis, complété des présentes conditions générales de vente, constitue une proposition de contrat pour lequel le Client, ou son éventuel mandataire pour lui-même, déclare expressément disposer du pouvoir, de l’autorité et de la capacité nécessaires à sa conclusion et à l’exécution des obligations lui incombant.

De convention expresse entre le Client et la Société, l’acte d’envoi du seul devis signé ou bon de commande vaut de sa part acceptation des termes du contrat et notamment des présentes conditions générales de vente. Pour certains événements,  l’agence pourra également imposer  les conditions générales de ses partenaires  qui devront également être appliquées.  L’agence enverra dans ce cas au client le détail de ces conditions en complément du devis.

Article 3 : Obligations de l’agence

L’agence a obligation de mettre en œuvre tous les moyens qu’elle juge nécessaires et suffisants pour satisfaire  ses clients, dans la limite des services contractualisés avec obligation de moyens définis à l’article 1 des présentes.

De convention expresse entre le Client et la Société, dans le cadre de l’organisation d’un événement, il est convenu que la Société effectue les réservations fermes avec son ou ses prestataires qu’après réception et  encaissement effectif du premier acompte ou de l’acompte unique tels que définis à l’article 5 des présentes. En cas d’indisponibilité, pour la date souhaitée, du ou des prestataires prévus consécutivement au délai séparant  la réalisation du devis de l’encaissement de l’acompte, l’agence fera son possible pour proposer au Client un ou  plusieurs prestataires équivalents ou similaires pour les services contractualisés. Cette nouvelle proposition de l’agence n’engage en aucun cas le Client qui est libre de l’accepter ou non. En cas d’acceptation de la nouvelle  proposition par le Client, la relation entre la Société et le Client se poursuit dans les conditions stipulées aux présentes et sans modification du contrat initial. En cas de refus de la nouvelle proposition, le ou les acomptes  sont remboursés au Client dans les 30 jours, à compter de la réception par la Société du refus écrit de ladite  proposition.

Article 4: Obligations du client

Le Client s’engage à ne pas dissimuler d’éléments liés à l’évènement, à l’Organisateur ou à ses partenaires, dissimulation qui serait de nature à retarder, entraver, contrarier, désorganiser le projet ou sa réalisation. Le Client  fera en sorte de faciliter l’accès aux informations dont l’Organisateur aurait besoin.

Le Client s’oblige à respecter et à accomplir les conditions particulières de tel(s) ou tel(s) intervenant(s) sélectionné(s) et en particulier à régler tout cautionnement ou garantie qui s’avérerait nécessaire avant le parfait  règlement de l’intégralité des sommes dues.

Le Client s’engage à ne pas intervenir directement, avant, pendant et après l’événement, auprès des fournisseurs, sous-traitants, personnels et collaborateurs de l’Organisateur.

Si après une éventuelle dénonciation du contrat le Client venait à réaliser ou faire réaliser l’événement qui aurait été défini initialement par Robin Wood and Co , une somme égale à 30% de tous les projets devisés et plagiés serait due à  Robin Wood and Co.

Article 5: Paiement

Les tarifs des services vendus sont ceux en vigueur au jour de l’envoi du devis au client. Ils sont libellés en euros et calculés hors taxes. Ils seront majorés du taux de TVA. En cas de réponse supérieure à 10 jours après l’envoi du devis, l’agence s’accorde le droit de modifier ses tarifs à tout moment si cela est justifié

. Ils seront applicables à toute nouvelle proposition ou à tout avenant de contrat émis postérieurement à ce délai.

Evénement incluant de l’hébergement et/ou de la restauration et ou du transport

  1. a) Réservation confirmée à réception de 40% du montant total de la manifestation. Un complément de 40% sera exigé 2 mois avant la date de manifestation. Le solde sera versé au plus tard 10 jours avant la date de l’événement.

Lorsque la signature du contrat intervient à 30 jours ou moins du début de l’évènement, les deux acomptes  sont remplacés par un acompte unique de 80% du montant total.

> Exception

Selon le prestataire hébergement et/ou de la restauration et/ou transport, il est possible que  ses conditions générales de vente imposent une facturation globale 100% avant l’événement. Dans ce cas le client sera informé au préalable de ces conditions spécifiques pour être acceptées et procéder au règlement nécessaires de la facture.

  1. b) A la fin de la prestation, en cas de surcoût, Robin Wood and Co calculera le prix effectivement dû et enverra une facture au Client mentionnant ce supplément en plus du prix de base. Le Client devra payer le solde des sommes dues (après avoir pris en compte les paiements anticipés et les acomptes versés) à réception de la facture.

Prestations annexes

  1. a) Réservation confirmée à réception de 50% du montant total de la manifestation. Le solde sera versé à réception de la facture, après l’événement.
  1. b) Le Client sera responsable du paiement de toutes dépenses non liées au contrat (frais liés au vol, remplacement ou détérioration du matériel…) encourues par lui ou par ses invités.
  1. c) A la fin de la prestation, en cas de surcoût, Robin Wood and Co calculera le prix effectivement dû et enverra une facture au Client mentionnant ce supplément en plus du prix de base. Le Client devra payer le solde des sommes dues (après avoir pris en compte les paiements anticipés et les acomptes versés) à réception de la facture. A défaut de versement du premier acompte ou de l’acompte unique, la Société ne garantit pas la disponibilité des prestations  et/ou intervenants avec lesquels le devis a été chiffré.

Pénalités de retard

En cas de défaut de paiement total ou partiel des services facturés, le client doit verser à l’agence une pénalité de retard égale à une fois et demie le taux d’intérêt légal en vigueur au jour de la facturation des services. Tous les frais que la société est amenée à supporter au titre de recouvrement de créances restant dues sont à la  charge du client.

Article 6 : Modifications du fait du client

Evénement incluant du transport Toute modification de date de voyage, parcours ou vol pour un ou plusieurs passagers entraine une nouvelle négociation. Néanmoins, il ne sera pas possible de modifier le nom d’un participant après l’émission des billets. La liste nominative devra nous être transmise au plus tard 32 jours avant le départ.

Dans tous les cas, le nombre final de participants facturé ne pourra être inférieur à «90% du nombre précisé sur le contrat initial».

  1. a) Si dans les 32 jours qui précèdent le début de l’événement le client souhaite réduire le nombre de

participants ou modifier le voyage, Robin Wood and Co  pourra lui facturer le prix de la prestation prévu initialement sur ledit contrat.

  1. b) Si dans les 32 jours qui précèdent le début de l’événement le Client souhaite augmenter le nombre de participants, Robin Wood and Co fera son possible pour fournir les services nécessaires en fonction de ces  modifications et pourra augmenter ses coûts en conséquence. Robin Wood and Co  ne s era pas responsable s’il ne peut  fournir ces services supplémentaires.

Evénement incluant de l’hébergement et/ou de la restauration et/ou une prestation annexe

  1. a) Si dans les 10 jours ouvrés qui précèdent le début de l’événement le client souhaite réduire le nombre de participants, le nombre ou type de prestations, ou la durée de l’événement prévu(e) initialement sur le  contrat, Robin Wood and Co  pourra lui facturer le prix de la prestation prévu initialement sur ledit contrat.

Dans tous les  cas, le nombre final de participants facturé ne pourra être inférieur à « 90% du nombre précisé sur le  contrat initial ».

  1. b) Si dans les 10 jours qui précèdent le début de l’événement le Client souhaite augmenter le nombre de participants, le nombre  ou type  de prestations, ou la durée de l’ événement prévu(e) initialement sur le  contrat, Robin Wood and Co  fera son possible pour fournir les services nécessaires en fonction de ces modifications et  pourra augmenter ses coûts en conséquence. Robin Wood and Co  ne sera pas responsable s’il ne peut fournir ces services supplémentaires.

Article 7 : Modification du fait de l’organisateur

Robin Wood and Co  s’efforce de tout faire pour le bon déroulement de la manifestation /prestation du Client, sans toutefois qu’il puisse être tenu pour responsable des cas fortuits, des causes de force majeure ou du fait de tiers. Cependant,  même dans ces dernières hypothèses, Robin Wood and Co s’efforcera de rechercher des solutions propres à surmonter toute difficulté apparue. Si avant la date de début de l’évènement celui-ci est modifié sur un élément essentiel du contrat, le client peut  dans un délai de 7 jours après en avoir été averti :

– Soit annuler le contrat (par courrier ou email uniquement), auquel cas il obtiendra le remboursement immédiat de toutes les sommes versées ;

– Soit accepter la modification qui lui est proposée. Dans ce cas, un devis modifié lui sera adressé par courrier électronique lui sera adressé lui précisant les modifications, la diminution ou l’augmentation du prix.

Le client ne pourra prétendre à aucune indemnité si la modification de l’évènement est imposée par un cas de force majeure ou des raisons liées à la sécurité des participants. De plus, Robin Wood and Co  ne saurait être confondu avec  ses prestataires qui conservent à l’égard de tout client leurs propres conditions générales ainsi que les responsabilités propres à leur activité aux termes des statuts qui les régissent, de leur législation nationale ou  des conventions internationales instituant entre autres dispositions, une limitation de responsabilités. Robin Wood and Co  ne pourra de ce fait être tenu responsable des défaillances de ses prestataires qui annuleraient ou modifieraient une prestation pour des raisons techniques.

Article 8 : Conditions d’annulation

Sauf accord spécial, si le Client annule la réservation ou résilie le présent contrat avant l’opération, Robin Wood and Co conservera les acomptes versés quelque soit le motif de cette annulation, à titre d’indemnité contractuelle irréductible de résiliation du contrat.

Par ailleurs en cas d’annulation de la part du Client, ce dernier devra payer à Robin Wood and Co, au titre de faculté de débit, les frais d’annulation suivants :

Entre la date de signature du contrat et 30 jours ouvrés avant la date de début de l’évènement, 40 % du montant total de la prestation seront dus à Robin Wood and Co.

Entre 29 jours et 16 jours ouvrés avant la date de début de prestation, 80 % du montant total de la prestation seront dus à Robin Wood and Co .

Moins de 15 jours ouvrés avant l’évènement, la totalité du montant de la prestation sera due à Robin Wood and Co

Dans le cadre d’un événement nécessitant  du transport, en cas d’annulation quel que soit sa date, si un billet est émis il est non remboursable.

Annulation par Robin Wood and Co

Dans le cas où, pour une raison justifiée et indépendante de sa volonté, autre qu’un cas de force majeure, Robin Wood and Co se trouverait dans l’impossibilité d’effectuer une partie ou la totalité d’une prestation prévue, sa responsabilité  serait strictement limitée au remboursement des sommes (correspondant à la prestation non réalisée) versées par le Client.

Article 9 : Responsabilité du client

Le client devra indemniser Robin Wood and Co  pour tout dommage ou perte, coûts et dépenses supportés par Robin Wood and Co  ou un de ses clients, prestataires ou employés et causés par le Client, un de ses invités, agents ou employés qui résulterait de l’organisation de l’événement.

Robin Wood and Co  décline toute responsabilité pour les dommages de quelque nature que ce soit (vols, dégradations…) affectant les biens de toute nature (effets personnels, matériels…) apportés par le client ou appartenant aux  participants, quel que soit l’endroit où les biens sont entreposés (parking, salons…).

Article 10 : Assurance

Dans le cadre de son activité, Robin Wood and Co  souscrit à une assurance Responsabilité Civile professionnelle couvrant les incidents éventuels dont Robin Wood and Co serait directement responsable (matériel ou personnel mis en cause).

Néanmoins, le client est libre de souscrire auprès de la compagnie de son choix à une assurance complémentaire (assistance, prévoyance, annulation,…) pour couvrir tout incident dont ses participants ou représentants seraient directement responsables.

Article 11: Force Majeure

Robin Wood and Co  ne sera pas tenu responsable en cas de non observation des présentes conditions générales dans la mesure ou le non respect de ces conditions serait dû à une cause de force majeure, notamment mais sans limitation, un incendie, une tempête, une explosion, une inondation ou catastrophe naturelle, une décision gouvernementale, une pénurie de biens, une grève, l’interruption des transports, un accident ou incident routier, ferroviaire, aérien ou maritime, ou de mauvaises conditions atmosphériques en ce qui concerne les manifestations extérieures ainsi que les avaries, les défaillances ou les retards d’un ou plusieurs prestataires, le  blocage des télécommunications, le blocage d’Internet, etc..

Dans ces cas de figure, le client reste redevable du règlement total de la prestation. Néanmoins, le client est libre de souscrire avant l’événement  auprès de la compagnie d’assurance de son choix à une assurance «Annulation d’opération» garantissant les pertes pécuniaires et/ou les frais supplémentaires restants à charge de l’assuré, par suite d’un des événements évoqués dans cet article.

Article 12 : Confidentialité

L’agence s’engage à ne pas vendre, partager ni divulguer des données personnelles nominatives du client à des tiers en dehors de son propre usage. Cependant, ces données peuvent être occasionnellement transmises à des tiers agissant pour le compte de l’agence ou en relation avec l’activité de l’agence dans le cadre de l’utilisation pour laquelle elles avaient été recueillies à l’origine.Le client dispose du droit d’accès et de mise à jour de ses données personnelles nominatives ainsi que du droit de demander leur suppression, conformément à la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Le client peut exercer son droit d’accès ou de correction en contactant l’agence par courrier à l’adresse :

Robin Wood and Co

2 avenue du blanchissage

84000 Avignon

Article 13 : Propriété intellectuelle

En application des articles L.111-1 et L.123-1 du code de la propriété intellectuelle, la proposition d’intervention de l’agence et son contenu restent la propriété exclusive de Robin Wood and Co

et ne peuvent en aucun cas être transmis et/ou mis en œuvre par une autre agence, un autre prestataire ou par un service intégré du client ou de ses partenaires.

Article 14 : Publicité et droit à l’image

A titre de références et d’actions publicitaires, l’agence est autorisée à reproduire ou diffuser tout ou partie de  données de l’événement sur son site internet ou sur tout autre support de communication dont elle pourrait faire  usage ; en particulier la dénomination sociale du client ou le nom de la marque du client, le logo du client ou de la marque du client, les reportages photographiques et vidéos, les témoignages écrits ou  audio.

Le client déclare avoir recueilli les autorisations Expresses des tiers figurant dans les données de l’événement, notamment celles des parents ou tuteurs pour les mineurs, et dégager ainsi l’agence de tout recours de tiers à son encontre visant à interdire la publication de données de l’événement ou à demander des dommages et intérêts.

Par ailleurs, dans le cadre de l’utilisation et de la diffusion par le client de photos, vidéos, extraits écrits ou audio issus de l’événement dont l’organisation a été confiée à l’agence, le client s’engage à indiquer systématiquement la mention «Organisation : Robin Wood and Co ».

Article 15 : Caractère personnel

Le présent contrat est personnel au Client et ne peut être cédé en aucun cas

Article 16 : Juridiction

Ce contrat est régi par la loi française et tout litige s’y apportant sera soumis à la juridiction du Tribunal de commerce d’Avignon.