Comment organiser votre évènement d’entreprise ? le bon process !
Vous souhaitez organiser votre évènement d’entreprise mais vous ne savez pas comment vous y prendre ? Vous voulez le rendre le plus évènementiel possible ? Vous êtes au bon endroit !
Dans cet article, nous vous donnons tous les détails pour savoir organiser votre évènement d’entreprise, mais aussi pour quelles raisons cette forme de communication. Alors ne perdez pas temps et lisez vite la suite !
Pourquoi organiser votre évènement d’entreprise ?
Cocktail, salons, séminaires, team-building… Les évènements d’entreprise sont multiples et variés, et nécessitent chacun une réflexion en amont pour s’intégrer dans la stratégie de communication de chaque entreprise.
En effet, un évènement d’entreprise peut être utile si vous souhaitez renforcer la cohésion de vos équipes et les motiver (ou remotiver). Cela permet de créer un climat plus serein et pousse les collaborateurs à adhérer davantage à l’entreprise, ses valeurs, son projet.
De plus, cela peut être l’occasion de les remercier pour le travail accompli, ou encore de célébrer la réussite d’un projet.
Organiser votre évènement d’entreprise peut aussi être l’occasion de générer de nouvelles opportunités de business. En effet, si vous lancez un nouveau produit par exemple, vous pouvez profiter de votre évènement pour convaincre des clients et/ou des investisseurs potentiels et enrichir votre carnet d’adresses.
Enfin, un évènement peut aussi être un moyen de fidéliser votre clientèle et de créer des liens solides avec elle.
Dans tous les cas, le type d’évènement doit être choisi selon les objectifs que vous souhaitez accomplir. Un afterwork n’aura pas le même but qu’un séminaire par exemple, et il est donc important de se pencher sur la question au préalable.
Comment organiser un évènement d’entreprise ?
Fixer une date pour l’évènement
La date de l’évènement doit être choisie avec minutie. En effet, l’idéal est de la fixer plusieurs mois à l’avance afin que vous ayez le temps pour l’organisation. Cela permet aussi à vos collaborateurs de s’y préparer en conséquence et de ne pas prévoir autre chose à cette date-là.
Evitez surtout d’organiser votre évènement d’entreprise lors d’un jour de fête ou durant les vacances scolaires, car cela pourrait entrer en conflit avec les projets personnels.
Fixer votre budget
Il est important de se fixer un budget. En effet, le but n’est pas de ‘ruiner’ le budget communication de l’année mais de l’intégrer en tant que budget à part entière dans la stratégie de communication. Cependant organiser votre évènement d’entreprise nécessite un budget suffisant pour profiter pleinement de l’effet communication événementielle. Un effet marquant, durable et rentable !
Il est donc primordial de se fixer un budget bien réfléchi afin de pouvoir sélectionner le lieu, les activités à réaliser, et les services pour organiser votre évènement d’entreprise.
Il est fréquent que le budget défini en amont ne soit pas suffisant et cela génère la plupart du temp des recherches vers une direction inappropriée. Pourtant cette donnée est essentielle car elle permet de diriger efficacement la réflexion, les recommandations et les consultations d’intervenants potentiels.
Le budget cohérent est un composant capital dans la réussite de l’événement et sa transmission de message.
Trouver un lieu pour organiser votre évènement d’entreprise
Une fois votre budget défini, vous devez donc sélectionner le lieu pour organiser votre évènement d’entreprise. Selon le nombre de personnes conviées, le type d’évènement et le message à transmettre, la choix du lieu devra être judicieux.
Plusieurs critères sont à prendre en compte concernant le choix du lieu. Premièrement, il y a le type d’activités que vous souhaitez organiser : si beaucoup de volumes est requis ou qu’une installation d’équipements ou de produits volumineux sont nécessaires, il faudra être vigilant aux dimensions de chaque espace.
Il y a la localisation du lieu, qui doit être accessible par les différents moyens de transport, et adaptée à la durée et la nature de l’évènement. Et si votre évènement dure sur plusieurs jours un hôtel proche ou sur place sera nécessaire pour héberger vos participants.
Il faut choisir un lieu plutôt spacieux pour permettre une circulation fluide des participants mais aussi autoriser des aménagements spécifiques pour optimiser la présence de l’identité de votre événement et de votre entreprise.
Veillez aussi à sélectionner un lieu où des mesures de sécurité sont mises en place. Cela vous permettra d’organiser votre évènement d’entreprise de manière plus sereine.
Communiquer sur l’évènement
Qui dit évènement dit bonne stratégie de communication. Cette dernière doit être en effet pris au sérieux car elle peut faire pencher la balance entre un évènement réussi ou non.
Tout d’abord, communiquez votre évènement à vos invités par mail (voir aussi l’article sur l’accueil digitalisé). Votre équipe marketing saura parfaitement créer un texte avec des formules attractives qui retiendront l’attention. Selon la nature de l’événement, la promotion de l’évènement peut bénéficier d’un espace sur le site internet ou le blog de l’entreprise.
De plus, une communication sur les réseaux sociaux peut s’avérer très efficace afin d’augmenter davantage la visibilité de l’évènement. Cela vous permettra d’alimenter en informations pertinentes son auditoire ayant des intérêts similaires.
Enfin, vous pouvez également créer un site internet dédié à l’évènement, sur lequel sera présenté toutes les informations logistiques telles que la date, le lieu, le planning, ou encore les invités spéciaux (personnalité publique, conférenciers…) conviés.
Animer l’évènement
Il est important d’assurer une ‘bonne animation’ sous la forme de temps forts, lors de votre évènement d’entreprise pour créer une opération dynamique et mémorable. Il peut être mis en place des prises de paroles bien sûr, mais aussi stand photo, artistes, jeux participatifs, etc… Il faudra étudier ces prestations satellites avec l’agence Robin Wood and Co pour que la scénographie soit la plus cohérente.
L’essentiel est d’apporter une dynamique à l’événement pour ancrer les messages souhaités et développer une relation d’affect avec son public.
Organiser l’évènement parfait avec Robin Wood and Co
A présent, vous connaissez mieux les critères du pourquoi et du comment organiser votre évènement d’entreprise mémorable et réussi. Nous avons, je l’espère, vous avoir sensibilisé sur l’importance d’intégrer de la communication événementielle à votre entreprise.
Vous pouvez faire appel à l’agence Robin Wood and Co – cliquez ici – pour vous concocter le contenant de votre évènement et ainsi vous permettre de vous concentrer sur le contenu attendu. Notre équipe spécialisée en évènementiel pourra vous accompagner pour réaliser un événement communicant, marquant et rentable.
