Comment organiser une inauguration avec une agence événementielle ?
Êtes-vous sur le point d’organiser une inauguration pour votre entreprise ou votre nouveau projet et vous ne savez pas par où commencer ? Ne vous inquiétez pas ! Une inauguration avec une agence événementielle est une très bonne piste, elle peut s’occuper de tout ou presque, du concept à la réalisation. Dans cet article, nous allons explorer comment organiser une inauguration avec l’aide d’une agence événementielle pour faire en sorte que l’événement soit un succès sans stress pour vous. Alors, préparez-vous à découvrir les astuces essentielles et les avantages de travailler avec des professionnels.
La méthode pour préparer une inauguration avec une agence événementielle
Une agence événementielle est une entreprise spécialisée dans l’organisation et la coordination de différents types d’événements, tels que des séminaires, des workshop, des poses de la 1ère pierre et la plupart des opérations de communication événementielle des entreprises. Elle vous accompagnera pour scénographier, planifier et organiser votre inauguration en fonction de vos besoins et de vos objectifs. Elle sera également en mesure de fournir du personnel qualifié pour assurer le bon déroulement de l’événement.
-> Retrouvez notre article pourquoi travailler avec une agence événementielle
inauguration avec une agence événementielle
Une inauguration avec une agence événementielle – Les différents formats possibles
L’inauguration d’un nouveau lieu est toujours un moment important. Pour que cet événement se déroule dans les meilleures conditions, il est important de bien le préparer en amont. Une inauguration avec une agence événementielle vous offrira son aide pour organiser votre inauguration de A à Z.
Mais quel type d’inauguration choisir ? Voici quelques idées :
→ Inauguration officielle : cette inauguration est souvent organisée par les institutions et permet de mettre en lumière le nouveau lieu. Elle se doit de respecter les protocoles extrêmement définis qui s’imposent.
→ Inauguration grand public : ouverte à tous, cette inauguration a pour but de faire découvrir le nouveau lieu au plus grand nombre. Il faut donc privilégier une communication large et des animations diverses qui feront la différence. La couverture médiatique est indispensable, il faudra d’adjoindre les services d’une attaché de presse pour optimiser la visibilité de l’entreprise ou de l’enseigne.
→ Inauguration VIP : cette inauguration est réservée aux personnalités influentes du milieu concerné par le nouveau lieu. Elle est donc accessible uniquement sur invitation, avec une sélection ‘fine’ de la part du client. Une inauguration avec une agence événementielle vous permettra d’avoir un événement scénographié avec une conception en adéquation avec le profil des invités présents.
La checklist de l’inauguration parfaite
Il y a tant de choses à penser lorsque vous organisez une inauguration ! Mais heureusement, une inauguration avec une agence événementielle expérimentée permet de faciliter la réalisation de ce projet. Elle sera en mesure de vous proposer un événement sur-mesure et clé en main, vous pourrez ainsi vous concentrer sur ce qui compte le plus pour vous et votre entreprise.
Pour s’assurer que votre inauguration se déroule sans accroc, voici la checklist de l’inauguration parfaite :
→ La date de l’événement doit être choisie avec soin en fonction du planning des événements majeurs de la corporation et des impératifs de production. L’agence événementielle vous aidera à définir la date la plus judicieuse pour une présence d’invités maximum.
→ Il est important de définir un budget cohérent et de s’y tenir. Organiser une inauguration avec une agence événementielle permet d’ajuster votre événement avec différentes options possibles en fonction de vos attentes et de l’impact émotionnel souhaité.
→ Une éventualité : Parfois il est nécessaire de louer un lieu pour y aménager l’espace réceptif. Il est dans ce cas important de trouver un endroit qui soit adapté à la taille du groupe, à la nature de l’événement et au budget.
→ Le service traiteur est un incontournable, pour recevoir dans les meilleures conditions. Un café d’accueil, une coupe de champagne ou une boisson soft, fera toujours plaisir et apportera un plus en termes de convivialité. Sans oublier, pour une inauguration dans un plus grand format, le cocktail déjeunatoire ou le dîner assis. Les mets devront être impérativement réfléchis en amont pour être en adéquation avec les profils alimentaires des invités.
→ Les temps forts devront être planifiés afin d’assurer une inauguration rythmée et mémorable. L’agence événementielle vous aidera à définir et à organiser ces temps forts appropriés aux attentes et aux goûts des invités.
→ Invitez des invités spéciaux. Identifiez des célébrités locales, des leaders d’opinion, des professionnels influents, des potentiels clients qui pourraient participer à l’inauguration et donner un coup de fouet à votre événement.
→ Faites la promotion de votre événement. Assurez-vous que les invités souhaités reçoivent une invitation à l’inauguration dans un délai suffisamment tôt. Pour cela deux solutions : soit utiliser une plateforme d’invitation avec le séquençage des envois, soit utiliser une invitation ‘papier’ plus traditionnelle mais toujours appréciée.
Les erreurs à éviter pour son inauguration
Il y a quelques erreurs à éviter si vous souhaitez que votre inauguration soit une réussite. Tout d’abord, ne faites pas l’impasse sur la communication ! Il est important de préparer un communiqué de presse et de faire appel à une agence événementielle pour gérer le lancement de votre nouvelle construction ou nouvelle machine. Ensuite, ne sous-estimez pas l’importance du dispositif événementiel. Il doit être en adéquation avec l’image que vous souhaitez donner de votre société.
Enfin, veillez à ce que les temps forts soient suffisants durant votre événement et surtout qu’ils soient en cohérence avec le thème et les messages que vous souhaitez transmettre. Faire le choix d’une inauguration avec une agence événementielle comme Robin Wood and Co, cela vous permettra d’être accompagné pour éviter tous ces écueils.
Une inauguration avec une agence événementielle, le bon choix pour un événement réussi
Organiser une inauguration avec une agence événementielle est un moment clé pour célébrer une réussite. Elle permet d’accueillir vos clients et vos partenaires économiques pour présenter de nouveaux locaux, de nouveaux produits ou même une nouvel outil de production. Faire appel à notre agence événementielle s’avère être LA solution pour vous assurer le succès de cet événement. Grâce à leur expérience et leur savoir-faire, les professionnels de l’événementiel sont capables de proposer des concepts créatifs et innovants, de gérer les imprévus et de s’adapter à toutes les situations.
Pour organiser une inauguration réussie, il est primordial de travailler en étroite collaboration avec l’agence événementielle, de communiquer clairement vos objectifs et vos envies, et de prendre en compte les aspects écologiques et éthiques.
En choisissant d’organiser une inauguration avec une agence événementielle tel que Robin Wood and Co, vous pouvez être sûr de créer un événement inoubliable pour tous vos invités et de marquer les esprits. Prenez contact dès maintenant pour discuter de votre prochaine inauguration. A très vite !
