Accueil événementiel digital : faciliter la réception de vos évènements

Lors d’un évènement d’entreprise, l’accueil des participants est une étape importante. Il est nécessaire de bien gérer cette phase pour éviter les problèmes d’organisation et les files d’attente interminables. Cela dit, entre l’émargement, la remise des badges ou encore le contrôle des inscrits, beaucoup d’organisateurs n’arrivent pas à gérer l’arrivée des participants comme ils le devraient. Leur image s’en trouve ainsi entachée.

Mais alors, comment gérer efficacement l’accueil des convives ? Quelle organisation adopter pour accueillir sereinement chaque invité ? La réponse tient en 3 mots : accueil événementiel digital ! Découvrez ce concept plus en détail dans la suite de cet article.

L’accueil digitalisé pour supprimer les files d’attente

Personne n’aime faire la queue devant l’entrée d’un lieu physique. Pourtant, cette situation est encore trop courante lors des évènements d’entreprise et autres salons. La faute à une mauvaise gestion de l’accueil, un manque de personnel et de préparation. En effet, beaucoup de régisseurs optent encore pour des méthodes de réception présentielles, chronophages et non automatisées.

Toutefois, il existe d’autres solutions plus performantes pour fluidifier l’arrivée des invités.  Des procédés numériques vous permettant d’avoir une accueil événementiel digital. En voici quelques-unes !

Badges imprimés ou QR code ?

Pour les petits évènements à taille humaine, remettre les badges aux participants dès leur arrivée n’est pas un souci. Cela devient plus problématique pour une inauguration, une soirée d’entreprise ou une réception de grande envergure.

Ainsi, certains font le choix de pré-imprimer les badges pour les remettre aux participants en amont. Malgré tout, cette pratique engendre un gaspillage de ressources papier et plastique. Elle entraine également un coût matériel qu’il est possible d’éviter. Un accueil événementiel digital doit aussi être économique !

Après avoir organisé plusieurs centaines d’évènements, l’équipe Robin Wood and Co recommande les bonnes pratiques suivantes :

• Envoyer un e-mail aux participants avec leur badge ou leur QR code d’accès après qu’ils aient confirmé leur participation à l’évènement. Par sécurité, vous pouvez envoyer plusieurs mails de relance avant la date butoir.

• Inviter les participants à pré-imprimer leurs badges avant le jour de l’évènement. En misant sur la bonne volonté de vos invités, vous gagnez ainsi du temps et économisez des ressources.

• Installer des bornes pour l’impression des badges directement à l’entrée de l’évènement. Cela vous évite de mobiliser un hôte d’accueil ou une hôtesse pour la distribution des badges. Ces derniers sont imprimés à partir des informations saisies par l’inscrit ou après qu’il ait scanné son QR code.

Opter pour l’émargement digital

Avec les outils et les applications dédiées à l’émargement, il serait dommage d’avoir encore recours aux feuilles papier pour récolter les signatures des participants. Non seulement les feuilles d’émargement sont encombrantes, mais elles augmentent également les risques d’oubli ou d’erreur. Sans compter qu’il est facile d’en égarer une…

Ainsi, il est préférable d’opter à un accueil événementiel digital et d’avoir recours à une application numérique qui collecte et centralise les signatures de tous les participants. Il existe de nombreux dispositifs d’émargement que vous pouvez fournir aux hôtes et hôtesses d’accueil. Ces derniers permettent de signer en un clic ou de scanner les QR codes et les réservations de chaque arrivant pour optimiser l’émargement.

De facto, l’attente à l’entrée de l’évènement est moins longue, tandis que les informations des participants sont stockées et sécurisées numériquement.

De plus, qui dit « meilleure gestion de l’accueil physique » dit aussi « moins de pression pour les hôtes et les hôtesses ». Ces derniers pourront ainsi faire preuve de plus d’amabilité et d’hospitalité, en se montrant plus souriants par exemple. Un accueil événementiel digital a de quoi valoriser l’image de l’entreprise ! 

Accueil événementiel digital : comment utiliser les données de l’émargement

La collecte numérique des données d’émargement n’est uniquement gage de sécurité. Utiliser une application connectée à une plateforme digitale de gestion de l’évènement contribue à la réussite de ce dernier. Les organisateurs et le personnel d’accueil obtiennent ainsi des données sur le nombre de participants, les convives absents, et ceux qui sont déjà repartis. Un accueil événementiel digital permet d’avoir en temps réel les informations de présence réel.

Ces données sont utiles pour mieux gérer le déploiement du personnel ou pour adapter le planning des activités en cas d’imprévus (absence d’un collaborateur, retard d’un conférencier, etc.). Avec un accueil événementiel digital Vous avez ainsi une meilleure maitrise sur le déroulé de la situation tout en améliorant l’expérience globale des participants.

Accueillir les invités avec un e-mail de bienvenue

À l’entrée d’un évènement d’entreprise, il n’est pas rare qu’un planning des activités ainsi qu’un plan des lieux soient distribués par un agent d’accueil. Une fois encore, il est possible de faire mieux avec un accueil événementiel digital pour améliorer l’expérience des participants et d’économiser des ressources via la communication digitale. Après l’émargement de chaque arrivant, vous pouvez paramétrer l’envoi automatique d’e-mails de bienvenues personnalisés.

Vous pourrez joindre à ces courriels le planning de l’évènement, rappeler les points importants, joindre un plan des lieux, et mentionner toute information nécessaire au bon déroulement du programme. Ce process d’accueil événementiel digital permettra aux participants de se sentir plus impliqués et vous renverrez une image professionnelle à vos collaborateurs.

De plus, vous évitez la distribution de flyers par un hôte d’accueil. Vous économisez ainsi votre personnel, tout en limitant le gaspillage de papier, ce procédé est préhistorique, il est temps d’entrée dans le présent avec un accueil événementiel digital.

Envoyer des notifications réservées aux membres de votre équipe

Lors d’un grand évènement, le manque de communication et de réactivité nuit souvent à l’organisation. Parfois, des intervenants, des associés ou des invités de marque se retrouvent livrés à eux-mêmes, car personne n’a été averti de leur arrivée. Malheureusement, votre image, celle de votre évènement et même de votre entreprise peuvent en pâtir.

La solution est donc de programmer des notifications – via notre outil pour un accueil événementiel digital – envoyées aux membres de l’équipe et aux organisateurs de l’évènement, dès l’arrivée d’une personne importante. Ces derniers pourront alors rapidement être pris en charge et informés sur le déroulé des sessions.

En outre, ces notifications envoyées en temps réel permettront de mieux gérer les imprévus en cas de retard ou d’absence non avertie d’un partenaire.

Notre agence vous aide à digitaliser votre accueil événementiel

Robin Wood and Co, organise des évènements professionnels sur mesure dans toute la France. Notre agence événementielle vous accompagne de A à Z dans la mise en œuvre de vos projets : team building, séminaires, incentive d’entreprise, soirée, réceptions… Nous mettons notre expertise à votre service pour faire de vos évènements une réussite et un moment marquant pour vos collaborateurs.

Dans un souci d’efficacité, nous proposons également des solutions pour l’accueil évènementiel digital. Cela vous intéresse ? Dans ce cas, contactez-nous pour que nous pussions en discuter de vive voix. Projet, demande de devis ou conseil : notre équipe se tient à votre disposition !