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Pourquoi Choisir Robin Wood And Co Comme Organisateur D’inauguration ?

Pourquoi choisir Robin Wood and Co comme organisateur d’inauguration ?

Organisateur d’inauguration pour vous accompagner dans un projet d’envergure. Une inauguration est une événement majeur dans la vie d’une entreprise. Il s’agit de l’un des événements professionnels les plus importants, un véritable un nouveau tournant dans l’entreprise. C’est donc un moment crucial pour fédérer et rassembler l’équipe, mais c’est aussi un temps fort en matière de communication, média et relations publiques. 

Les agences événementielles sont spécialisées dans l’organisation de temps forts professionnels. Faire appel à leurs compétences est donc un excellent choix, pour bénéficier de conseils en communication et d’une structure événementielle professionnelle. 

Faire appel à une agence spécialisée comme Robin Wood and Co, organisateur d’inauguration, vous offre les meilleures chances de tirer parti au mieux de votre inauguration pour en faire une belle réussite en termes de prospection commerciale et un événement exceptionnel, qui restera longtemps dans la mémoire de vos invités !

organisateur d’inauguration - coupe du ruban symbolique par la direction

Qu’est-ce qu’une inauguration d’entreprise ?

Une inauguration est un événement professionnel festif organisé à l’occasion de l’ouverture de nouveaux locaux, d’un nouveau point de vente, d’un nouveau service, ou même parfois de la commercialisation d’un nouveau produit. C’est l’occasion de communiquer sur un changement important pour l’entreprise. Il s’agit d’un temps fort, qui transmet une image de renouveau,  montre l’évolution de la société et sa capacité à grandir et à se moderniser.

Mais, organiser un événement pour votre inauguration vous permet également d’atteindre plusieurs objectifs. En effet, faire parler de votre société permettra d’attirer de nouveaux clients et prospects, de fidéliser ceux qui vous connaissent déjà, d’avoir des retours dans la presse locale et sectorielle, de renforcer vos partenaires, vos relations commerciales et de vous présenter auprès d’élus locaux. Un projet événementiel bien mené peut vous offrir une hausse significative de votre chiffre d’affaires en valorisant votre image et venant accroître votre notoriété.

L’événement en lui-même peut prendre de multiples formes. Les possibilités sont nombreuses et peuvent s’adapter à tous les besoins et à toutes les spécificités de votre domaine d’expertise. Vous pouvez organiser un cocktail dans vos nouveaux locaux, proposer des soirées plus festives autour de buffets ou d’un apéritif dînatoire, préparer la visite d’un nouveau showroom ou d’un lieu de production rénové. Pour une inauguration de plus grande envergure, il est possible d’envisager quelque chose de plus exceptionnel, comme une soirée d’entreprise avec un show. Pourquoi ne pas inviter un prospect ou des partenaires potentiels, avec lesquels vous avez peut-être échangé dans des salons professionnels ou un séminaire, sans avoir eu l’occasion de relancer des échanges plus poussés ?

Quel que soit le format retenu, l’organisation d’un événement aussi crucial nécessite un travail de longue haleine. Heureusement, notre agence spécialisée dans l’événementiel d’entreprise peut vous aider à chaque étape pour en faire un événement exceptionnel. En confiant la logistique à des  organisateurs professionnels, vous pourrez ainsi vous concentrer sur les aspects plus commerciaux de votre secteur et profiter de la soirée pour vos prospections et le renforcement de votre réseau professionnel.

Maîtriser l’organisation de votre inauguration grâce à notre agence

Choisir notre agence d’événementiel sera un atout précieux à de multiples égards pour l’organisation de votre inauguration. Nous vous offrons une solution personnalisée complète, clé en main, élaborée avec vous dans le respect de vos souhaits et de votre budget.

organisateur d’inauguration - gestion des visites de l'entreprise

Un organisateur d’inauguration pour une solution clé en main

En faisant appel à nos services, vous gagnez un temps précieux pour l’organisation de votre inauguration. En effet, la mise en place d’un événement d’envergure nécessite de nombreuses tâches et prend beaucoup de temps. En les déléguant à une agence d’événementiel telle que la nôtre, vos collaborateurs et vous-mêmes pouvez rester concentrés sur vos tâches quotidiennes, sans alourdir votre planning.

Notre expérience vous garantit une parfaite efficacité. Ensemble, nous mettons en place un rétroplanning complet, qui vous donnera une bonne visibilité de chaque étape de l’organisation, leurs dates d’échéances, les relances et rappels éventuels, les délais de confirmation à respecter. Il intègre également les marges de temps potentiellement nécessaires en cas d’aléa et vous avez ainsi l’assurance que tout sera prêt le jour J. Vous abordez alors votre inauguration avec beaucoup moins de stress, en déléguant la préparation et la communication événementielle à un expert.

En outre, vous êtes assuré d’un résultat pertinent, conforme à vos attentes et vos objectifs. L’agence respectera scrupuleusement les consignes données. La définition d’un cahier des charges précis, établi avec votre collaboration, est gage de succès. Nos experts sont force de propositions pour assurer la cohérence et surtout la réussite de votre inauguration. Vous êtes évidemment associé à chacune des étapes, du choix du lieu, à celui du traiteur et vous validez point par point chaque proposition avant sa mise en œuvre.

organisateur d’inauguration - espace convivialité pour permettre le réseautage

Organisateur d’inauguration pour prendre en charge l’orchestration générale

Choisir notre agence d’événementiel pour organiser votre inauguration vous donne la garantie que tout sera parfait le moment venu. En effet, la  mise en place de projets événementiels repose sur une check-list conséquente :

  • La date. L’inauguration doit avoir lieu idéalement dans la semaine ou le mois suivant l’ouverture ou la sortie de la nouveauté. Il est également plus sage d’éviter les dates de vacances, de jours fériés, d’événements locaux ou nationaux. Dès la date retenue, il est conseillé d’envoyer des emails « save the date » aux futurs destinataires des invitations. En fonction des spécificités de votre secteur, nous pouvons vous conseiller pour développer également la communication digitale nécessaire auprès de vos cibles.
  • Le lieu. Il est évident que l’inauguration doit avoir lieu dans les locaux concernés par l’ouverture. Néanmoins, si elle s’accompagne par exemple d’une soirée festive, la visite sur place peut se poursuivre dans un lieu plus adapté à une réception. Dans ce cas, notre agence saura trouver l’endroit idéal.
  • La communication. Une inauguration est avant tout un outil de communication. C’est l’occasion d’établir de nouveaux contacts, pour en faire des partenaires ou des clients potentiels. Tout commence par les invitations, tant au format papier qu’au format numérique. Le web marketing est aujourd’hui incontournable, quel que soit votre secteur d’activité. Il ne faut pas non plus négliger les appels téléphoniques en direct pour personnaliser pleinement votre prise de contact et rappeler combien vous espérez voir venir votre interlocuteur. N’oubliez pas non plus les réseaux sociaux et la communication en interne. Nous fédérons vos collaborateurs et prospects autour de l’événement en adaptant la communication à chacun. Notre agence vous conseillera par ailleurs sur les relations presse à privilégier pour faire parler de vos nouveautés une fois l’inauguration passée. La communication constitue un des points majeurs à soigner et nos équipes peuvent vous aider à la professionnaliser pour n’oublier aucun aspect.
  • Les prestataires et les moyens techniques. Grâce à notre expérience et à des contacts récurrents, nous pouvons vous présenter des prestataires de qualité, dont le travail a été éprouvé lors de nombreuses réceptions. Nous gérons les choix de traiteurs, de personnels d’accueil, de techniciens et de professionnels du spectacle pour vos animations si nécessaire, selon vos souhaits. La décoration et le matériel technique, notamment pour la sonorisation, la projection, la vidéo et la lumière seront là encore totalement adaptés à votre message et choisis avec soin.
  • L’accueil le jour J. Le jour de votre inauguration, notre équipe et les prestataires retenus gèrent la mise en place. Vous êtes ainsi pleinement disponible pour aller vers chaque invité. La qualité de l’accueil est essentielle pour développer de bons contacts relationnels et elle passe avant tout par le vôtre. S’il est personnalisé, avec une salutation à chacun, vos hôtes s’en souviendront.
  • Les suites de l’inauguration. Les effets de l’inauguration ne prennent pas fin, une fois l’événement passé. Il ne faut pas négliger les remerciements quelques jours après. Ils font partie d’une stratégie de communication complète pour les organisateurs de l’événement. La réalisation d’un bilan en interne est également une excellente façon de capitaliser sur ce temps fort.

Un organisateur d’inauguration pour un budget maîtrisé

Les nombreuses prestations citées peuvent faire peur en termes budgétaires, d’autant plus que des aléas ou la nécessité d’opérer parfois des changements de dernière minute peuvent vite faire grimper les factures. Faire appel à une structure événementielle experte comme Robin Wood and Co limite les risques de surprises. 

Nous vous accompagnons dans la définition du budget et l’enveloppe fixée ensemble est pleinement maîtrisée. De plus, vous bénéficierez de prix compétitifs négociés par nos soins et de notre réseau professionnel de prestataires, dont le professionnalisme et le sérieux ne sont plus à prouver, deux points susceptibles d’alléger significativement le coût final de l’inauguration.

organisateur d’inauguration - geste inaugural avec les officiels de l'événement

Une inauguration originale avec un organisateur d’événements

Une inauguration réussie repose sur un contenu de qualité. Une touche d’originalité ou même un moment complètement spectaculaire renforcera l’émotion des convives et mènera certainement à faire parler de votre entreprise : c’est le but recherché !

Bien sûr, il ne faut pas négliger la base minimum : un discours clair, concis, comprenant des remerciements pour les participants, clients, partenaires, élus et journalistes qui se seront déplacés. C’est aussi l’occasion de retracer rapidement l’histoire de votre entreprise, du lancement de produit éventuel et de parler des projets en cours ou à venir.

Passés les moments protocolaires, place à l’originalité. Vous pourrez bénéficier de la créativité de notre agence pour augmenter l’impact de votre inauguration. Par exemple, nous pourrons définir avec vous un format de visite sous forme de jeu, un show artistique, ou bien mettre en place une scénographie originale inspirée de salons ou de festivals qui mettra en valeur vos nouveautés. Il est bien entendu nécessaire de rester cohérent avec votre objectif et l’image de votre société. Néanmoins, allier la convivialité à des moments plus informels, voire ludiques et festifs, est un moyen efficace de rendre l’inauguration inoubliable. Nous vous aidons en outre à faire de cette  inauguration, un moment fort, pour stimuler la motivation de vos équipes et leur cohésion.

Dans ce même objectif et pour que le moment perdure, vous pourrez penser à de petits présents pour les participants. Des cadeaux publicitaires ou un geste commercial sont des moyens de fidéliser les participants et de marquer les esprits. 

Pour résumer, nous mettrons tout en place pour que vous profitiez pleinement de votre événement en vous faisant bénéficier de toutes nos compétences pour rendre votre inauguration unique. N’hésitez pas à nous contacter pour évoquer vos projets, nous serons ravis de vous accompagner dans leur réalisation.

Martial

Expert en communication événementielle depuis 1990, je suis le diagnostiqueur et scénariste de l’agence Robin Wood and Co.

J’aide mes clients, grands comptes et PME, à rendre leur événement d’entreprise plus économique, plus rentable et plus communiquant.

J’imagine et je développe des concepts novateurs, expérientiels et émotionnels pour optimiser et pérenniser la transmission des messages vers leurs publics.

Ainsi, je veille et je débusque des lieux insolites, des talents et des moutons à 5 pattes, je réunis une équipe dédiée et tous les éléments nécessaires à la réussite de chaque événement.

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