Robin Wood and Co - Agence événementielle éco-responsable

Robin Wood and Co ne cesse de séduire, qu’il s’agisse de petites et grandes entreprises pour réaliser des événements dans des lieux atypiques, hors des sentiers battus, faisant sens… L’agence a pour objectif d’aider ses clients à développer leur notoriété, valoriser leur marque et leurs produits grâce à des opérations de communication événementielles différenciantes, éco-conçues et innovantes : Inauguration, anniversaire d’entreprise, team building, séminaire, incentive, workshop, pose de la 1ere pierre, soirée d’entreprise, garden party,… Pour cela nous développons notre expertise au fil des événements organisés et des problématiques rencontrées, complétées par une veille et un sourçing de ‘chercheur d’or’. De cette façon nos clients disposent d’un outil événementiel pour apporter des solutions de communication opérationnelles accompagnés par une agence événementielle éco-responsable.

La responsabilité sociétale des entreprises (RSE) est une nouvelle attitude pour l’entreprise de demain afin de mieux répondre aux défis auxquels elle est confrontée : environnemental, social, approvisionnement, demande de transparence,… Cette démarche responsable permet aussi de répondre aux attentes de plus en plus nombreuses de ses clients, fournisseurs, actionnaires, publics, etc… sur ces sujets. C’est une nouvelle vision de son rôle et de sa responsabilité dans la société qui va la conduire à agir différemment.

Robin Wood and Co, en adoptant des pratiques plus éthiques et plus durables dans les opérations événementielles de ses clients, contribue à l’amélioration de la société et à la protection de l’environnement. Pour être à juste titre considéré officiellement – agence événementielle éco-responsable – les démarches ont été engagé pour obtenir la certification Iso20121. En attendant ce nouveau statut officiel, notre attitude, notre créativité, notre coaching et notre sourcing, sont nos caps d’aujourd’hui.

Imaginer, concevoir et produire des événements dans le respect des ressources, des personnes et des équilibres économiques est un principe qui constitue les piliers de l’éco-responsabilité. Un engagement que Robin Wood and Co à intégré dans son process de fabrication en prenant en compte l’impact environnemental dès la réflexion en amont de l’événement. Aujourd’hui il est capital – et urgent – de préserver l’environnement face à des clients de plus en plus attentifs et demandeurs d’éco-responsabilité. Fort de ce constat, notre agence événementielle éco-responsable Robin Wood and Co cherche donc à diminuer l’impact environnemental de ses opérations événementielles grâce à des actions concrètes et de bon sens.

La fonction originelle de l’événementiel est de rassembler, de fédérer, et d’enchanter l’auditoire présent ou distant pour ‘partager’ l’instant marquant. Justement notre démarche éco-responsable et solidaire, via nos clients et leurs événements respectifs, est de pouvoir générer du ‘partage’ avec des associations caritatives. C’est un concept économique différent, un changement de mentalité à aborder, qui contribue au bien-être de la société. Notre agence événementielle éco-responsable vous accompagnons dans votre stratégie RSE.

Chez Robin Wood and Co nous créons des événements Design, Communicant, Bienveillant et Éco-responsables. Chaque jour nous nous attelons à trouver des process, des prestations et des solutions avec un impact environnemental limité tout en apportant une aide, petite ou grande, à des associations caritatives, c‘est notre ‘façon d’être’… Et cette philosophie s’applique tout naturellement à la vie d’une agence événementielle éco-responsable de cette façon :

Δ Commençons par les pages web que vous être en train de consulter ! Le site web de l’agence est hébergé chez l’hébergeur écologique Infomaniak , recommandé par GreenPeace.

Δ Les achats de l’agence : Nous privilégions, dans la mesure du possible, les achats de proximité, auprès d’entreprises ayant des engagements environnementaux, des certifications, des produits ou prestations respectueuses de l’environnement.

Δ Le papier : Nous  utilisons exclusivement du papier recyclé ou certifié FSC et nous limitons l’utilisation au strict minimum. Toute la correspondance interne se fait exclusivement par message électronique. Le recours au courrier traditionnel n’a lieu qu’en cas d’absolue nécessité. Le papier utilisé par l’entreprise (impressions, enveloppes, etc.) provient exclusivement de papier 100% recyclé ou de papier certifié FSC.

Δ Matériaux réutilisables : Nous privilégions systématiquement les matériaux réutilisables, notamment pour le nettoyage, l’hygiène, la vaisselle, la cuisine, etc. Robin wood and Co a renoncé à l’emploi de vaisselle jetable pour les repas pris au bureau. Le tri du PET et de l’aluminium est instauré. Les essuie-mains jetables ont été remplacés par des rouleaux en tissu. Chaque rouleau peut remplacer jusqu’à 60 000 serviettes en papier ! Les bouteilles et fontaines à eau ont été retirées au profit de la consommation d’eau du robinet . L’entreprise ne se fournit qu’avec des produits d’entretien certifiés écologiques.

Δ La dématérialisation : Favoriser la dématérialisation partout où cela est possible (archivage, facturation, etc.) L’archivage se fait systématiquement et exclusivement de manière électronique et sans impression, au moyen d’un numériseur et d’un logiciel de stockage et de protection des données. La facturation de nos clients se fait par courrier électronique au format PDF. Les clients sont incités à adopter un paiement électronique. Aucune facture n’est envoyée par courrier postal.

Δ Télétravail : Depuis plusieurs années, notre agence événementielle éco-responsable Robin Wood and Co a fait le choix du télétravail. La raison principale de départ fut de pouvoir recruter des profils expérimentés, fiables et autonomes. Pour connecter cette équipe des outils de travail collaboratifs ont été mis en place, permettant de faire du suivi de projet d’une façon efficace et plus rapide. Cette façon de travailler, adaptée aux exigences de l’événementiel, permet d’optimiser l’éco-responsabilité des organes de l’agence dans son quotidien. 

Δ Transport : Pour les rendez-vous, les repérages, les réunions de préparations, dans la mesure du possible nous privilégions les transports publics, en communs, partagés ou écologiques, et en alternative (surtout pour le suivi en amont) nous proposons et nous utilisons l’audio/visio-conférence.

Upgradez l’impact de vos événements avec éco-responsabilité !

La gestion des invitations est le starter de votre événement, et ce poste stratégique peut vite devenir une ‘usine à gaz’… Pour vous simplifier cette tâche, pour segmenter vos messages selon le profil des invités, pour disposer d’un outil de contrôle permanent, pour être réactif selon les évolutions des retours, nous vous apportons une solution digitale clé en main.

Concrètement chaque événement disposera d’une page web dédiée d’inscription (et privée…) dans laquelle seront rassemblées toutes les informations nécessaires à communiquer aux invités. Pour accéder à cette page, il sera envoyé une invitation chartée à vos couleurs à laquelle il faudra répondre. Suivra d’éventuelles relances programmées pour améliorer le taux de participation. Le jour J, chaque invité disposera de son QR-code à présenter à l’accueil de l’événement pour être scanné. Cette méthode d’émargement permettra de savoir en temps réel et nominativement, les invités présents, et le nombre total à tout moment.

Bien que l’invitation digitale et ses relances soient l’outil le plus adéquat aujourd’hui pour optimiser la venue, l’émargement et les facilités d’accueil, il est possible qu’un support imprimé soit nécessaire. Dans ce cas nous vous proposerons la meilleure solution d’impression : pour le support nous avons sélectionné le papier Cyclus fabriqué à partir de fibres 100% recyclées (la meilleur référence en matière de production respectueuse de l’environnement : ISO 9001 – Ecolabel CEE – Ange Bleu – Papier TCF  – ISO 14001) avec une impression utilisant des encres à base d’huiles végétales dans des ateliers certifiés Imprim’vert.

La prestation traiteur sur un événement est un ‘gros’ poste et la gestion de son impact environnemental l’est tout autant… Les progrès à faire sont grands et possibles, nous y attelons événement après événement pour être de plus en plus ‘vert’. Mais cela s’accompagne aussi par l’acceptation de la part de nos clients de nouvelles façons de fabriquer, de présenter et de servir la restauration événementielle. Découvrez la check-list établi par notre agence événementielle éco-responsable qui donne le cap aux traiteurs, des recommandations simples pour  vos événements éco-friendly :

Δ Servir des aliments certifiés bio et locaux, le circuit court et de saison est à privilégier

Δ Sélectionner des produits issus du commerce équitable quand le choix est possible

Δ Utiliser de la vaisselle et des ustensiles lavables (ne jamais utiliser de la vaisselle jetable), c’est aussi une touche plus soigné

Δ Pour des cocktails déj/dîn proposer des mets consommables intégralement

Δ Servir des aliments certifiés bio et locaux, le circuit court est à privilégier

Δ Offrir des portions raisonnables pour réduire le gaspillage, faire une signalétique de recommandation si nécessaire

Δ Donner le surplus de nourriture à des organismes communautaires (ex : Linkee)

Δ Proposer des bouteilles d’eau écologique et recyclable (bouchon, bouteille et étiquette)

Δ Offrir un choix sans viande aux participants afin de réduire l’empreinte écologique

Δ Proposer du café à grain et moulu (et c’est meilleur !) 

Δ Veiller au tri sélectif et de sa filière de collecte

Δ Utiliser des produits d’entretien ‘vert’ avec un juste dosage

Δ Connecter dés l’arrivée de camion frigo à une prise secteur plutôt que laisser tourner le moteur du véhicule

Δ  Demander du matériel chaud/froid économe en énergie A+++

Δ Sensibiliser et accompagner le staff ‘traiteur’ à la démarche éco-responsable

La signalétique est un ‘indispensable’ lors d’un événement d’entreprise pour communiquer auprès de son public présent. Panneaux, kakémonos, documentation, sac cadeau, etc…, tous ces supports nécessaires ne sont pas tous logés à la même enseigne, car ils sont plus ou moins respectueux de l’environnement, la marge de progression est donc considérable. Nous avons pris le parti de fabriquer pour nos clients de la signalétique éco-responsable. Voici en quelques points le cadre pour prendre le bon chemin :

Δ Utiliser pour l’impression des encres végétales avec une certification Imprim’vert,
Δ Utiliser du papier recyclé de préférence en utilisant le logo ‘Éco-responsable’, ou alors du papier certifié labélisé,
Δ Ajuster au mieux les quantités nécessaires par support pour éviter le gâchis, 
Δ Imprimer les badges sur du bois, sur du carton ou du plastique biodégradable,
Δ Imprimer sur des supports recyclés/recyclables fabriqués en France : algue, sucre, polyester recyclé,…

Et nous continuons le sourcing et les contrôles qualités pour apporter des solutions de signalétique de plus en plus ‘propres’…

La ‘technique’ englobe les prestations de sonorisation, d’éclairage, de vidéo, de structure d’accroche et d’électricité. Pour commencer, afin d’être éco-responsable, nous sélectionnons du matériel de qualité permettant une utilisation opérationnelle de très longue durée, grâce à des marques connues et historiques. C’est une garantie pour permettre des réparations plutôt que la mise au rebut, et de plus de garder une valeur d’utilisation réelle sur le marché de l’occasion. Sans oublier, la consommation électrique, elle aussi dans le viseur de l’éco-responsabilité. Dans le cas d’un arrêt d’utilisation (ex : casse irréparable) le matériel hors d’usage est envoyé dans une usine de recyclage spécialisé.

De plus nous surveillons pour chaque événement les facteurs pouvant minimiser l’impact environnemental :

Δ L’ampoule Led : parce qu’elle utilise beaucoup moins d’énergie et fournie un rendu plus lumineux.
Δ Le gaffer : le ’scotch’ du spectacle, pratique dans beaucoup de situations, néanmoins nous limitons cette utilisation et quand cela est possible nous préférons des accroches ré-utilisables (velcro, Sandow,…)
Δ  Le groupe électrogène : le choix s’est porté sur du matériel utilisant un carburant vert (le B100) issu d’huiles végétales 100% recyclées.
Δ Les batteries : sont venues remplacer les classiques piles, avec une fin de vie en usine de recyclage.
Δ La vidéo-projection au laser : cette nouvelle génération de projecteur aux multiples atouts pour l’événementiel est aussi moins énergivore, plus durable à l’utilisation, contient peu de composant chimique, donc plus écologique !

Et la réflexion éco-responsable continue…

Un événement live rassemble des participants et pour avoir un taux de présence élevé, les différents modes de déplacement sont utilisés. De toute évidence, ce poste ‘Transport’ représente la plus grande source de progrès possible en matière d’impact environnemental. Pour cela nous sourçons, nous optimisons et nous imaginons les modes de transports éco-responsables pour se rendre à l’événement. Voici concrètement les curseurs sur lesquels il est possible d’agir pour minorer le bilan carbone :

Δ un lieu accessible avec un circuit court, facilement accessible en transport en commun, dans la mesure possible,
Δ informer les participants des trajets les plus éco-responsable (> Offrir les tickets pour les transports en commun)
Δ des navettes électriques pour le transfert du parking, d’un point de rdv ou d’un métro proche,
Δ une station de vélo, de vélo électrique, de trottinette électrique pour accéder au lieu de l’événement,
Δ une antenne taxi hydrid ou électrique,
Δ un service de vélo-taxi-collectif avec le pédalage ‘tonique’ des passagers (avec une assistance électrique quand même…)
Δ faire la promotion du co-voiturage,

Ces balbutiements de transports écologiques doivent encore s’améliorer c’est une fait. Et en tant qu’organisateurs d’événements, les clients et notre agence événementielle éco-responsable Robin Wood and Co, ont la responsabilité de réduire l’impact environnemental du transport et prévoir une compensation carbone avec une participation à un programme de reforestation.

Chaque objet sur un événement a une histoire, et tous n’ont pas le même impact sur les hommes ou sur la nature. Conception exemplaire, fabrication vertueuse, utilisation neutre, il faut concilier esthétisme et durabilité pour meubler votre événement avec une conscience éco-responsable.

La prise en compte de l’écologie fait partie intégrante de la location de mobilier, il est impératif d’être respectueux de l’environnement : dès la conception du meuble, avec des matières premières et un process de fabrication ‘propre’, le transport optimisé, sans oublier les modalités de recyclage du mobilier en fin de vie.

Concrètement nous recommandons du mobilier recyclé (bois de palette, pneus usagers,…), du mobilier – très – longue durée, l’utilisation d’emballages de protections réutilisables, et surtout du mobilier recyclable. De plus en amont et en aval de l’événement, pour préparer le mobilier nécessaire, nous veillons à utiliser des produits d’entretien verts, de la peinture et vernis à l’eau pour les retouches, de procéder au tri sélectif, et que les livreurs adoptent l’éco-conduite.

Poussé par la recherche sur les matériaux et soutenu par les designers, le mobilier eco-design s’impose progressivement dans l’événementiel. Notre agence événementielle éco-responsable Robin Wood and Co, sur chaque événement de ses clients, veille à faire réduire l’empreinte écologique.

La scénographie d’un événement est LA touche pour créer un univers permettant d’amplifier la portée du message clé. Avoir recours à la construction de la scénographie est la démarche la plus usitée, en générant par conséquent, après l’événement, des déchets, pas ou plus ou moins recyclables… Notre agence événementielle éco-responsable Robin Wood and Co a pris le parti de proposer des scénographies, communicantes et esthétiques, utilisant exclusivement des éléments existants (et le parc matériel disponible est pharaonique), en ayant recours à un réseau le plus proche possible de l’événement. 

Pour certaines scénographies, et surtout pour éviter des fabrications non-réutilisables et émettrices de déchets, nous préconisons l’utilisation de l’infodécor. Cette solution technique est un ‘art’ pour présenter, pour organiser, et pour intégrer tous vos éléments visuels multimédias dans un ensemble dynamique, design et cohérent. Ces images fixes ou animées spectaculaires, avec des captations live, sont utilisées et orchestrées en projection vidéo. Une façon éco-responsable de communiquer efficacement et de surprendre votre auditoire.

Les aménagements (cloisonnement, revêtements, sanitaires, etc…) sont souvent indispensables mais ils nécessitent de la matière, de l’énergie et génèrent des déchets, pour chaque événement. Des solutions respectueuses de l’environnement existent, elles progressent jour après jour, et sont inlassablement recherchées pour permettre des événements plus ‘propres’. Voici les solutions ou les pistes éco-responsables retenues par notre agence événementielle éco-responsable Robin Wood and Co :

Δ La moquette : omniprésente dans l’événementiel, la moquette est devenue depuis peu 100% recyclable et sans latex. Nous utilisons à présent exclusivement ce revêtement de sol ‘propre’ pour habiller les événements de nos clients.

Δ Le cloisonnement réutilisable : la cloison bois habillée de textile (coton gratté) est classiquement usitée. Pour éviter de générer du déchet textile, et quand cela est possible, nous préconisons le cloisonnement réutilisable. Il peut être par rideau sur structure, sur cadre alu modulaire, sur cloison modulaire,…

Δ Le chauffage ‘vert’ : Chauffer un espace et agir pour l’environnement en réduisant ses émissions de CO2  est devenu possible grâce à des machines de nouvelles générations permettant d’utiliser des granulés de bois (pellets) et le biocarburant B100, issu d’huile 100 % colza, en remplacement du fuel.

Il est de coutume d’offrir aux invités un cadeau en adéquation avec l’objet de l’événement. Pour cela nous privilégions 3 formats éco-responsables :

Δ Offrir des goodies/cadeaux issus du recyclage, du upcycling ou d’occasion,
Δ Offrir des goodies/cadeaux 100% recyclables, sans empreinte environnementale,
Δ Offrir des goodies/cadeaux que chaque invité pourra recevoir et décider de le garder ou alors d’en faire don à une association caritative définie en amont.

Cela signifie aussi que nous avons proscrit les goodies/cadeaux : provenant de pays lointains, de mauvaise qualité, et le jetable ou assimilé.

Notre agence événementielle éco-responsable vous accompagnera bien évidemment dans la sélection de ce goodies/cadeaux éco-friendly et du marquage ‘vert’ à votre image ainsi que tous les contrôles permettant de valider le statut Éco-responsable du goodies/cadeaux.

Recyclage
Favoriser au maximum l’utilisation de matériaux issus de la récupération et/ou le upcycling. 100% des matériaux sont récupérés

Moins de CO2
Monter et démonter nos installations sur place afin de réduire au maximum les volumes à déplacer

Home made digital
Produire l’ensemble des événements via un réseau de collaborateurs ‘Experts’ distant physiquement, connectés à chaque projet

Rien ne reste !
Matériels intégralement démontables,  matériels ré-utilisables, matériels recyclés. Aucun Achat à usage unique

0 déchet
Utiliser des matériaux en fonction de la quantité nécessaire pour ne produire aucun déchet 

Un objectif commun
Réduire l’impact écologique du monde de l’évènementiel 

Plus nous recyclons, moins nous détruisons : c’est ça le futur !