L’organisation d’un workshop événementiel

Vous cherchez des idées pour vos futurs événements ? Vous souhaitez organiser un workshop événementiel ? Robin Wood and Co vous guide pour réussir dans cette mission. Retrouvez ici, tous les détails pour réussir l’organisation d’un workshop privé.

Les raisons d’organiser un workshop événementiel

Prenons l’exemple d’un distributeur de matériel de chauffage/climatisation, qui souhaite recevoir ses 300 clients d’une façon différente, de manière événementielle pour renforcer les liens. Afin de permettre aux clients et prospects de rencontrer des experts – des fabricants de matériels essentiellement – pour poser des questions d’installateurs sur le terrain et pour découvrir en avant première les dernières nouveautés. La montée énergique de la pression concurrentielle a aussi été une raison, pour être plus démonstratif dans la reconnaissance de l’entreprise envers ses clients. Avec tous ces éléments en mains, notre agence Robin Wood and Co a conçu un scénario pour organiser un workshop événementiel. En voici les détails.

Organiser un workshop événementiel dans les locaux du client

Jour J-1 à 19H30
L’entreprise ferme ses portes, la régisseuse « Maria » de l’agence, prend en charge l’orchestration de l’équipe de montage et la livraison du matériel nécessaire pour l’aménagement intérieur et extérieur. Le tout, pour organiser un workshop événementiel de qualité.

Pour l’intérieur, c’est la mise en place de la signalétique spécifique (kakémonos suspendus, ballons géants logotés à différentes hauteurs). Dans les allées de l’entrepôt de l’entreprise, c’est la pose de tables nappées, de chaises et des boitiers électriques pour les points rencontres avec les fabricants. Dans l’espace convivialité, une moquette colorée, du mobilier confortable, une petite scène, un joli bar, et de la sonorisation d’ambiance sont installés. De plus pour bien organiser un workshop événementiel, les aménagements doivent être éco-conçus.

Pour l’extérieur, c’est l’installation de tentes de type cottage qui sont installées pour les démonstrations spectaculaires des fabricants, pour l’accueil des clients et prospects, puis pour les animations. L’identité visuelle de l’entreprise est renforcée avec des voiles flottantes sur mats. Pour compléter le dispositif, une distribution électrique et une sonorisation générale. Il est minuit c’est fini, une « sieste » et on attaque.

Le timing pour organiser un workshop événementiel

Jour J à 6h00
C’est parti pour les touches finales, jusqu’à 7h30, afin d’accueillir durant la journée les clients et les prospects dans les meilleures conditions possibles. C’est l’arrivée du traiteur pour le petit-déjeuner d’accueil ou plutôt le brunch du matin (il faut adapter la restauration en fonction du public reçu) et la gestion du bar sur la journée.

Ensuite, c’est l’installation des animations (tir à l’arc, baby foot bonzini, etc.) et du mobilier extérieur. Arrive de la Ferrari sur un plateau, avec son pilote, c’est surprenant mais c’est toujours un moment d’émerveillement pour tout le monde. Organiser un workshop événementiel, c’est aussi offrir des animations qui apportent un vrai plus à l’événement.

Le staff d’accueil réalise un briefing pour le suivi de la mise en tenue logotée.

Briefing par la régisseuse des commerciaux de l’entreprise sur les différents points clés du dispositif. Des recommandations d’attitudes, de discours et de rendez-vous seront communiquées pour optimiser l’impact de l’opération.

Voila c’est prêt, pour faire vivre aux invités une journée toute particulière construite exclusivement pour eux.

Le Workshop, signe d’estime fort et positif vers les clients

7h45 : Pour commencer, et tout au long de la journée, les invités sont accueillis par le staff avenant, les commerciaux sont les bienvenus – marketing de bienvenue. C’est l’émargement pour le contrôle, suivi de la remise du badge nominatif et enfin du tirage au sort. Qu’est ce que c’est? Les invités pourront gagner un des douze départs au volant de la Ferrari, c’est à dire de pouvoir la conduire en vrai sur la route accompagné du pilote.

Puis, ils seront orientés vers l’espace convivialité et son brunch du matin, au cœur de l’entrepôt pour une mise en forme gastronomique. Le tout, avec quelques surprises, des smoothies, des œufs sur le plat et des huitres, en provenance directe du cap ferret. Et bien finalement il y a beaucoup plus d’amateurs que prévu.

Le workshop, c’est apporter du contenu concret à ses clients

Suivra le plus important, le Workshop, c’est la zone la plus intense, elle doit être riche en contenus professionnels pour être des plus attractives. Les échanges avec les fabricants pourront débuter accompagnés par les commerciaux de l’entreprise, avec un rôle d’entremetteurs et pour suivre les demandes de devis, voir même les commandes. (Nb : Mettre en place une offre spéciale est recommandée et si possible en partenariat avec les fabricants pour optimiser la venue des clients et des prospects et pour dynamiser l’opération commerciale événementielle).

Le workshop, c’est partager des moments informels avec ses clients

Simultanément du workshop les commerciaux pourront retrouver et accompagner leurs clients et leurs prospects sur les animations ludiques :

• Pour commencer il y aura les départs en Ferrari pour les plus chanceux. Quelques explications avec le pilote, et hop c’est parti pour 20 minutes sur la route. Et bien que la tentation soit forte, il faudra adopter une conduite « sage » ! Est-ce nécessaire de préciser que cette « dégustation » de bolide mythique sera un enchantement sans aucune doute et pour certain la réalisation d’un rêve d’enfant.

• Les baby foot, c’est un grand classique incontournable, mais parce que ça marche toujours et que c’est un vrai moment de partage social.

• Le stand tir à l’arc, cette animation a été choisi parce qu’elle remporte toujours un vif succès, elle plait beaucoup, et pour l’opération un invité de marque sera de passage durant le déjeuner, Jean Charles Valladont le champion Olympique 2016 à Rio pour quelques conseils techniques complémentaires avisés.

Organiser un workshop événementiel, c’est offrir un délicieux moment à ses clients

11h00 : C’est l’arrivée du food-truck. Des restaurateurs spécialisés dans les tartines gourmandes, généreuses et bio avec un très agréable duo aux fourneaux, Bastien et Jennifer. Et à partir de 11h30, les invités pourront passer commande de leur menu selon les choix proposés.

Le bar sera lui aussi ouvert, avec deux jolies barmaid engagées spécifiquement et une sélection de boissons pour le plaisir des invités. (Nous avons conseillé à notre client de limiter les verres via la distribution de « tickets boisson » à l’accueil).

Organiser un workshop événementiel pour permettre à ses clients de se former

A partir de 14h00 avec un organisme agréé, des conférences répétées de 15/20 minutes pour expliquer la réglementation actualisée du métier.

16h00 : Fin de l’opération, démontage général, nettoyage des espaces, et l’entreprise, lieu d’événement éphémère est rendu propre et prêt à reprendre son activité normal et boostée !

Organiser un workshop événementiel : Est-ce pour votre entreprise ?

Très certainement ! Mettre en lumière votre entreprise et son savoir-faire est une action marketing stratégique très efficace. Organiser un workshop événementiel, c’est un temps pour permettre la rencontre en face à face des experts des différents métiers avec les clients, les installateurs, les prescripteurs pour apporter des réponses de grandes qualité. Les retombées ultérieures seront, à terme, profitables pour votre entreprise.

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