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ORGANISER UNE INAUGURATION

Organiser une inauguration événementielle pour communiquer sur le développement de votre entreprise…

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Inauguration pour PME/PMI

Inauguration d'entreprise
Organiser une inauguration événementielle réussie

Votre entreprise dispose d’un nouveau bâtiment, d’une nouvelle machine, ou même d’une nouvelle identité visuelle ? C’est l’occasion idéale de communiquer auprès de vos collaborateurs, salariés ou invités, sur le changement et le dynamisme de votre société. Il sous suffit pour cela d’organiser une inauguration événementielle d’entreprise !

inauguration evenementielle - organiser le diner chez le client

Votre société souhaite faire découvrir un nouveau site, un produit, un nouvelle marque ou une acquisition, en somme communiquer sur une évolution importante de l’entreprise. Il faut pour cela, célébrer cet événement de façon professionnelle afin que l’impact soit positive et bénéfique pour  votre image. Une inauguration est un outil très efficace pour votre notoriété si et seulement si l’organisation en amont et le pilotage le jour J sont parfaitement maîtrisés.

Une inauguration événementielle vous permettra de renforcer la relation qui vous unit à vos clients, collaborateurs et partenaires tout en laissant un impact émotionnel  positif auprès de vos invités.
Cette journée (ou soirée) de lancement doit être marquée par une animation soignée. Une façon différente et mémorable de créer l’événement, pour communiquer avec vos invités et avoir le temps de partager des instants forts avec eux. Pour obtenir ces résultats, nous vous recommandons que votre inauguration soit  » sur mesure « , ou plutôt à la  » juste-mesure  » , impérativement en adéquation avec les valeurs et l’image de votre entreprise. C’est la condition sinequanone
 qui fera toute la différence. 

Vous l’aurez compris, organiser une inauguration de manière hasardeuse, sans les ressources et les méthodes peut s’avérer contre-productif pour votre entreprise. Confiez cette organisation à une agence spécialisée et experimentée comme Robin Wood and co, et  consacrez-vous exclusivement au relationnel, car vous êtes vous aussi, un des facteurs clés du succès de votre événement. 

Quand organiser une inauguration événementielle ?

Le motif d’une nouvelle installation industrielle, commerciale ou d’exploitation est souvent l’occasion de créer un événement à part entière et d’en profiter pour faire parler de votre entreprise. 

inauguration evenementielle - presenter un nouveau produit

C’est presque devenu un automatisme.  L’agrandissement d’une usine, le déplacement d’un siège social ou la création de nouveaux locaux, pour ne citer que quelques exemples, offrent l’occasion de monter une opération de communication tournée vers les clients, les partenaires financiers, les collectivités locales et même le grand public.

Mais, hormis quelques exceptions, les entreprises ont plutôt tendance à rester dans des schémas simplistes, privilégiant ainsi les  discours protocolaires et  autres cocktails classiques. Pourtant ces inaugurations offrent de réelles opportunités pour communiquer sous une forme plus originale. Des techniques plus « émotionnelles » sont très efficaces pour que les invités mémorisent les messages après l’événement, ce qui est finalement l’indice premier de rentabilité d’un événement.  Notez de plus, que ces messages émotionnels déclenchent le très efficace efficace bouche-à-oreille.

La décision d’organiser une journée ou une soirée d’inauguration est loin d’être anodine. Il s’agit d’une occasion parfaite pour faire passer un message fort à destination des clients, des fournisseurs, des salariés ou des journalistes. L’ inauguration d’une nouvelle installation doit être bien plus que couper un simple ruban rouge. Le concept et l’organisation de l’événement doivent être conçus par l’agence pour atteindre les objectifs de communication fixés, en fonction du message que souhaite véhiculer l’entreprise et afin que celui-ci reste gravé. 

Quel format adopter pour organiser une inauguration d'entreprise ?

Opter pour le bon format est un choix important pour réussir votre inauguration événementielle.Voici les deux principaux formats :

Le format ‘soirée’ permet de mettre en scène votre inauguration d’une façon spectaculaire, d’événementialiser l’instant. La soirée apporte naturellement un aspect plus festif, plus ambiancé également. L’objectif est toujours d’être remarqué et remarquable, pour que le public présent soit enchanté et reconnaissant d’avoir partagé cette soirée inédite.

Le format ‘séminaire’ est une véritable opportunité de communication lors d’une inauguration. En effet une inauguration c’est aussi montrer son savoir-faire, sa technologique, son innovation, de nouvelles méthodes de travail… Organiser un séminaire pour une inauguration permet de présenter en détail son métier à ses clients, ses prescripteurs ou ses partenaires, des acteurs économiques du quotidien, qui doivent avoir une parfaite connaissance de votre entreprise et ses process.

Faut-il de l'animation pour une inauguration ?

La réponse est sans hésitation affirmative !

Les animations sur votre inauguration permettront d’apporter de la surprise, une énergie positive et surtout de la convivialité relationnelle. Pour cela elles devront être choisies avec minutie pour être en adéquation avec le public invité, c’est primordial. Et cela tombe bien nous avons tout un catalogue d’animations à vous proposer ; originales, époustouflantes et exclusives !

Inauguration événementielle / 4 idées d'animations :

N°1 : La « magie digitale », est une animation interactive spectaculaire au plus près des invités avec des illusions high-tech personnalisables intégrant votre logo.

N°2 : Le streaming youtube . Partager votre événement en live sur votre site internet  (une petite adaptation de votre site actuel permettra la diffusion), vos réseaux sociaux  et avec une enregistrement pour un replay.

N°3 : Un robot high-tech. Parlant, mobile, programmé ou piloté, il peut assurer un accueil surprenant, ou appuyer un point spécifique de technologie de l’inauguration. Une vraie attraction sur votre inauguration événementielle qui captera l’attention de vos invités (et de leurs smartphones) !

N°4 : Un toast collectif. Après la coupe du traditionnel ruban, porter un toast collectif est un bon moment à partager avec les invités. Pour lui donner une dimension encore plus événementielle, ouvrez devant votre auditoire une bouteille de Champagne au format nabuchodonosor (80cm de haut, 15 litres), et vous surprendrez par ce moment inédit !

Organiser une inauguration - Comment faire les invitations ?

L’invitation est un élément important parce qu’elle sera le premier contact de vos invités avec votre inauguration, elle doit être en adéquation avec l’objet de votre événement, avec l’image de l’entreprise et avec votre charte graphique. Il faudra aussi définir si vous souhaitez la version ‘papier’ et la version ‘digitale’ ou les deux selon les invités. Voici les 4 points principaux à réfléchir :

• La création graphique de votre invitation : Vous choisirez pour commencer le format de celle-ci (carré, rectangulaire, le nombre  de pages,etc.), écrire les textes et apporter à l’ensemble de la cohérence graphique avec les couleurs, la police, les photos, la taille des caractères, etc…

•  Les invitations papier : Encore aujourd’hui, elle est toujours très appréciée parce qu’elle apporte un coté officiel et souvent une touche plus haut de gamme à votre événement. Vous aurez le choix du grammage, du touché par le pelliculage ou non, ou le choix de vous orienter vers une gamme de papier d’art. L’enveloppe aura aussi son importance, dans sa qualité et son éventuelle logotisation. Il arrive souvent que les réponses souhaitées passent par le web (sur un site ou par mail).

• Les invitations digitales : Une autre solution est d’envoyer les invitations par email. Un email au design travaillé dans la même démarche que l’invitation papier. Dans ce cas il est souvent recommandé de mettre en place un site éphémère spécifiquement pour l’événement à votre image dans lequel toutes les informations (notamment pratiques) seront rassemblées. Souvent nous préconisons, en amont de l’événement, d’envoyer un premier email  « Save the date ».

• La gestion des envois et des retours : Pour faire simple, vous pouvez gérer les envois et les retours si en interne vous avez les moyens humains et les compétences. Selon vos souhaits et la configuration de votre inauguration événementielle, nous pouvons prendre en charge une partie ou la totalité de ce poste qui peut vite devenir une machine à gaz.

Quelque soit le cas de figure, nous vous accompagnerons dans la gestion de ce poste ‘Invitation’ pour parfaitement lancer votre inauguration événementielle.

Voici 3 excellentes raisons de faire confiance à Robin Wood and Co :

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1. Spécialiste des lieux et scénographies atypiques

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2. Une équipe sur-mesure dédiée à votre événement

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3. Un accompagnement qui garanti la réussite de votre événement

parce qu’un événement d’entreprise se doit d’être événementiel !

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