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Ces entreprises qui font confiance à notre agence événementiel
VOTRE PROJET UNE INAUGURATION ÉVÉNEMENTIELLE
Votre entreprise souhaite inaugurer un nouvel outil de production, un espace de travail, une machine, un brevet,…
Et vous voulez créer un événement à votre image et dans le respect de vos valeurs, pour marquer les esprits, pour cristalliser cette évolution dans l’histoire de l’entreprise. Le partage de ce moment inédit avec vos invités, collaborateurs, clients et partenaires, est un canal de communication ultra favorable à votre entreprise. Mais faut-il que votre inauguration événementielle soit carré, précis et émotionnel, lisez la suite…
Qu'est qu'une inauguration événementielle pour une entreprise ?
L’inauguration d’entreprise est un évènement très important dans la vie d’une société. Il s’agit de mettre à l’honneur un changement important,
une nouveauté ou simplement de faire parler de vous. Plus qu’une simple célébration, ce types d événement est à intégrer à la stratégie de communication de l’entreprise. C’est une véritable opération de communication dont les finalités sont multiples.
Par exemple, lors d’une cérémonie d’inauguration, vous allez renforcer les liens entre vous, vos collaborateurs et, bien-sûr, vos clients. C’est l’occasion pour vous de vous rapprocher d’eux en partageant un moment convivial qui tranche avec les rapports purement professionnels du quotidien.
Par ailleurs, organiser une inauguration événementielle en entreprise est un excellent moyen de sublimer votre image de marque. En effet, en ouvrant cet évènement au public, vous pourrez communiquer sur les valeurs qui vous animent, votre mission, vos projets à venir, etc. En plus de bénéficier d’une exposition médiatique (en invitant par exemple la presse locale) vous améliorez votre image auprès du grand public et de la population locale.
Enfin, l’inauguration d’une entreprise permet à celle-ci d’affirmer son statut. Ce genre d’évènement montre, de manière indirecte et appréciée, que votre société se porte bien, qu’elle évolue et qu’on ne peut que croire en sa réussite. C’est donc bon moyen de trouver de nouveaux collaborateurs et d’étendre son réseau !
Pour faire de votre inauguration événementielle ou de votre anniversaire entreprise un moment inoubliable, rien ne doit être laissé au hasard. Pour cela, vous faites appel à notre agence évènementielle Robin Wood and Co !
→ Découvrez dans notre blog cette présentation d’une idée d(inauguration d’entreprise
Quand organiser une inauguration événementielle ?
Si vous décidez d’organiser une inauguration événementielle, il faut le faire pour une raison particulière. Il y a plusieurs moments propices à l’inauguration d’un évènement. Voici une liste (non exhaustive) des motifs d’inauguration pour votre entreprise :
- Rénovation d’un bâtiment
- Changement du siège social
- Construction de nouveaux locaux
- Création d’un nouveau service
- Lancement d’un produit innovant
- Date anniversaire
- Nouvelle collection, nouveau service
- Changement de direction
Bien sûr, cette liste est encore longue. En réalité, le moment bon moment pour organiser une inauguration est celui que vous souhaitez célébrer, tout simplement ! Cela dit, il peut être important d’organiser ce genre d’évènement pour fêter un partenariat avec de nouveaux collaborateurs. Cette action permettra de briser la glace et de mettre en confiance les nouveaux venus.
Aussi, si votre notoriété vient à s’essouffler, c’est peut-être le moment de penser à l’événementiel pour votre entreprise. Il en va de même si vous avez récemment eu mauvaise presse et que vous souhaitez redorer votre blason !
Trouver une inauguration originale
Pour sortir des sentiers battus, vous pouvez prévoir une inauguration day un peu à part ! Vous pouvez très bien rester académique dans la forme en coupant le ruban rouge avant de passer au traditionnel discours d’inauguration. Sinon, vous pouvez oser l’originalité pour faire de votre évènement un moment inoubliable !
Premièrement, vous pouvez jouer sur le moment de l’inauguration. Selon qu’elle ait lieu en soirée ou en journée, l’impact n’est pas du tout le même. La soirée est un moment plus festif et convivial, tandis que la journée apporte un air plus solennel à la célébration. Pour faire une inauguration spectaculaire, rien ne vous empêche de faire appel à des prestataires extérieurs : magiciens, danseurs, musiciens, humoristes… vous n’avez que l’embarras du choix !
Il faudra aussi penser à la décoration. Le choix d’un thème est alors une très bonne idée. Pour apporter de l’animation, rien ne vaut des jeux en équipes. L’avantage des jeux est qu’ils permettent d’oublier les échelons hiérarchiques pour renforcer la cohésion entre les participants.
Une inauguration créative passe avant tout par une véritable organisation. En optant pour l’originalité, vous allez jouer sur les émotions de votre public, ce qui va renforcer l’impact de votre message. Pour cela il vous faut un programme bien défini. N’hésitez donc pas à faire appel à notre agence Robin Wood spécialisée pour votre animation événementielle.
Vous accompagner dans l’organisation de votre inauguration événementielle ?
Une inauguration événementielle clé en main !
Pour vous, nous orchestrerons tous les intervenants, nous définirons la taille de chaque prestation à la juste mesure, nous traduirons tous les ‘dialectes’ spécifiques de chaque métier, nous rechercherons les intervenants les plus adéquats, et surtout nous optimiserons pour vous chaque poste budgétaire. Le but est de vous permettre de vous concentrer sur ‘le recevoir’ de vos invités.
Voici tous les services et prestations proposés par l’agence, selon votre cahier des charges, pour réussir votre événement :
Δ Les invitations : que ce soit en version papier ou en digital, nous vous accompagnons depuis la création, en passant par l’envoi et les relances, jusqu’aux remerciements de l’après événement.
Δ La restauration : café d’accueil, open-bar permanent, cocktail déjeunatoire/dinatoire, diner/déjeuner assis, producteurs/artisans locaux, animations culinaires, etc… avec une attention toute particulière sur la fraicheur et le goût pour enchanter vos invités.
Δ La sonorisation : un matériel de qualité pour élever l’attention des discours, pour une diffusion musicale confortable, et pour des annonces parfaitement audibles.
Δ La vidéo : avec des écrans de dernière génération pour sublimer vos images et pour diffuser vos messages.
Δ L’éclairage : pour un habillage lumière valorisant, événementiel, voir même métamorphosant.
Δ Signalétique : Création, fabrication et logistique des différents supports pour mettre en avant votre identité visuelle lors de votre inauguration.
Δ La gestion de la visite : séquencer les départs, gérer les groupes de visites, pour fluidifier la découverte de votre nouvel outil de production en parallèle avec l’espace convivialité.
Δ L’inauguration : La coupe du ruban, les discours, etc… Ce moment est le point d’orgue de votre inauguration, il est important de le rendre marquant, identitaire et communicant, on s’en occupe !
Δ Le staff d’accueil : L’accueil c’est le point d’entrée et de sortie de votre inauguration, par conséquent un casting prémium est effectué pour être certain de marquer positivement l’arrivée et le départ des invités.
Δ Le chef de projet logistique : la réussite du jour J est directement liée à la qualité de la préparation en amont. Il suivra le rétroplanning, les fabrications, les réservations, les confirmations, établira les missions et le timing de chaque intervenant, définira le plan d’implantation répondra à vos questions, vos souhaits et vous apportera les conseils nécessaires.
Δ Le régisseur général : votre interlocuteur direct sur le terrain ! il orchestrera votre événement et les différents intervenants, il contrôlera, il comptera, il veillera à la conformité de la mise en place du dispositif événementiel, il gèrera les contre-temps de dernière minute, etc… Un poste clé pour la réussite de votre inauguration et vous permettra de vous centrer sur l’accueil de vos invités.
Découvrez en images des dispositifs événementiels pour votre inauguration d’entreprise
Organiser une inauguration événementielle réussie
Votre entreprise dispose d’un nouveau bâtiment, d’une nouvelle machine, ou même d’une nouvelle identité visuelle ? C’est l’occasion idéale de communiquer auprès de vos collaborateurs, salariés ou invités, sur le changement et le dynamisme de votre société. Il sous suffit pour cela d’organiser une inauguration événementielle d’entreprise avec notre agence d événementiel. Selon votre budget, et après l’étude de votre projet événement une scénographie ajustée et sur-mesure vous sera proposée.
Pourquoi organiser une inauguration ?
Votre société souhaite faire découvrir un nouveau site, un produit, un nouvelle marque ou une acquisition, en somme communiquer sur une évolution importante de l’entreprise. Il faut pour cela, célébrer cet événement de façon professionnelle afin que l’impact soit positive et bénéfique pour votre image. Une inauguration est un outil très efficace pour votre notoriété si et seulement si l’organisation en amont et le pilotage le jour J sont parfaitement maîtrisés.
Une inauguration événementielle vous permettra de renforcer la relation qui vous unit à vos clients, collaborateurs et partenaires tout en laissant un impact émotionnel positif auprès de vos invités.
Cette journée (ou soirée) de lancement doit être marquée par une animation soignée. Une façon différente et mémorable de créer l’événement, pour communiquer avec vos invités et avoir le temps de partager des instants forts avec eux. Pour obtenir ces résultats, nous vous recommandons que votre inauguration soit » sur mesure « , ou plutôt à la » juste-mesure » , impérativement en adéquation avec les valeurs et l’image de votre entreprise. C’est la condition sinequanone qui fera toute la différence.
Vous l’aurez compris, organiser une inauguration de manière hasardeuse, sans les ressources et les méthodes peut s’avérer contre-productif pour votre entreprise. Confiez cette organisation à une agence spécialisée et expérimentée comme Robin Wood and co, et consacrez-vous exclusivement au relationnel, car vous êtes vous aussi, un des facteurs clés du succès de votre événement.
Quand organiser une inauguration événementielle ?
Le motif d’une nouvelle installation industrielle, commerciale ou d’exploitation est souvent l’occasion de créer un événement à part entière et d’en profiter pour faire parler de votre entreprise.
C’est presque devenu un automatisme. L’agrandissement d’une usine, le déplacement d’un siège social ou la création de nouveaux locaux, pour ne citer que quelques exemples, offrent l’occasion de monter une opération de communication tournée vers les clients, les partenaires financiers, les collectivités locales et même le grand public.
Mais, hormis quelques exceptions, les entreprises ont plutôt tendance à rester dans des schémas simplistes, privilégiant ainsi les discours protocolaires et autres cocktails classiques. Pourtant ces inaugurations offrent de réelles opportunités pour communiquer sous une forme plus originale.
Des techniques plus « émotionnelles » sont très efficaces pour que les invités mémorisent les messages après l’événement, ce qui est finalement l’indice premier de rentabilité d’un événement. Notez de plus, que ces messages émotionnels déclenchent le très efficace bouche-à-oreille.
La décision d’organiser une journée ou une soirée d’inauguration est loin d’être anodine. Il s’agit d’une occasion parfaite pour faire passer un message fort à destination des clients, des fournisseurs, des salariés ou des journalistes.
L’inauguration d’une nouvelle installation doit être bien plus que couper un simple ruban rouge. Le concept et l’organisation de l’événement doivent être conçus avec créativité par l’agence pour atteindre les objectifs de communication fixés, en fonction du message que souhaite véhiculer l’entreprise et afin que celui-ci reste gravé.
Quel format adopter pour organiser une inauguration d'entreprise ?
Opter pour le bon format est un choix important pour réussir votre inauguration événementielle. Voici les deux principaux formats :
Le format ‘soirée’ permet de mettre en scène votre inauguration d’une façon spectaculaire, d’événementialiser l’instant. La soirée de gala apporte naturellement un aspect plus festif, plus ambiancé également. L’objectif est toujours d’être remarqué et remarquable, de fédérer, pour que le public présent soit enchanté et reconnaissant d’avoir partagé cette soirée inédite.
Le format ‘séminaire’ est une véritable opportunité de communication lors d’une inauguration. En effet une inauguration c’est aussi montrer son savoir-faire, sa technologique, son innovation, de nouvelles méthodes de travail… Organiser un séminaire pour une inauguration permet de présenter en détail son métier à ses clients, ses prescripteurs ou ses partenaires, des acteurs économiques du quotidien, qui doivent avoir une parfaite connaissance de votre entreprise et ses process.
Faut-il de l'animation pour une inauguration ?
La réponse est sans hésitation affirmative !
Les animations sur votre inauguration permettront d’apporter de la surprise, une énergie positive et surtout de la convivialité relationnelle. Pour cela elles devront être choisies avec minutie pour être en adéquation avec le public invité, c’est primordial. Et cela tombe bien nous avons tout un catalogue d’animations à vous proposer ; originales, époustouflantes et exclusives !
4 idées d'animations pour une inauguration événementielle
N°1 : La « magie digitale », est une animation interactive spectaculaire au plus près des invités avec des illusions high-tech personnalisables intégrant votre logo, c’est un choix judicieux pour une inauguration événementielle !
N°2 : Le streaming youtube . Partager votre événement en live sur votre site internet (une petite adaptation de votre site actuel permettra la diffusion), vos réseaux sociaux et avec une enregistrement pour un replay.
N°3 : Un robot high-tech. Parlant, mobile, programmé ou piloté, il peut assurer un accueil surprenant, ou appuyer un point spécifique de technologie de l’inauguration. Une vraie attraction sur votre inauguration événementielle qui captera l’attention de vos invités (et de leurs smartphones) !
N°4 : Un toast collectif. Après la coupe du traditionnel ruban, porter un toast collectif est un bon moment à partager avec les invités. Pour lui donner une dimension encore plus événementielle, ouvrez devant votre auditoire une bouteille de Champagne au format nabuchodonosor (80cm de haut, 15 litres), et vous surprendrez par ce moment inédit !
Comment faire les invitations pour bien organiser une inauguration ?
L’invitation est un élément important parce qu’elle sera le premier contact de vos invités avec votre inauguration événementielle,
elle doit être en adéquation avec l’objet de votre événement, avec l’image de l’entreprise et avec votre charte graphique. En résumé, elle doit motiver la venue ! Il faudra aussi définir si vous souhaitez la version ‘papier’ et la version ‘digitale’ ou les deux selon les invités. Voici les 4 points principaux à réfléchir :
• La création graphique de votre invitation : Vous choisirez pour commencer le format de celle-ci (carré, rectangulaire, le nombre de pages,etc.), écrire les textes et apporter à l’ensemble de la cohérence graphique avec les couleurs, la police, les photos, la taille des caractères, etc…
• Les invitations papier : Encore aujourd’hui, elle est toujours très appréciée parce qu’elle apporte un coté officiel et souvent une touche plus haut de gamme à votre événement. Vous aurez le choix du grammage, du touché par le pelliculage ou non, ou le choix de vous orienter vers une gamme de papier d’art. L’enveloppe aura aussi son importance, dans sa qualité et son éventuelle logotisation. Il arrive souvent que les réponses souhaitées passent par le web (sur un site ou par mail).
• Les invitations digitales : Une autre solution est d’envoyer les invitations par email. Un email au design travaillé dans la même démarche que l’invitation papier. Dans ce cas il est souvent recommandé de mettre en place un site éphémère spécifiquement pour l’événement à votre image dans lequel toutes les informations (notamment pratiques) seront rassemblées. Souvent nous préconisons, en amont de l’événement, d’envoyer un premier email « Save the date ».
• La gestion des envois et des retours : Pour faire simple, vous pouvez gérer les envois et les retours si en interne vous avez les moyens humains et les compétences. Selon vos souhaits et la configuration de votre inauguration événementielle, nous pouvons prendre en charge une partie ou la totalité de ce poste qui peut vite devenir une machine à gaz.
Quelque soit le cas de figure, nous vous accompagnerons dans la gestion de ce poste ‘Invitation’ pour parfaitement lancer votre inauguration événementielle.
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