ORGANISER UNE GARDEN PARTY

Une garden party (ou family day) est un événement d’entreprise permettant de rassembler des collaborateurs ou des clients avec convivialité. Il est un excellent moyen pour communiquer avec vos invités d’une façon informelle. Sous la forme d’un spectacle sur scène ou en déambulation, d’un village d’animations interactives, d’un déjeuner en plein air, avec un habillage thématique, vous offrirez à vos invités des moments appréciés, partagés et de grande qualité relationnelle. Découvrez comment…

Une Garden party clé en main !

Pour vous, nous imaginerons une Garden party différente, pour cela nous rechercherons ou nous créerons les prestations les plus adéquats, connues parfois, très souvent méconnues, pour vous offrir une Garden party marquante. Pour vous, nous définirons la taille de chaque prestation à sa juste mesure, nous traduirons tous les ‘dialectes’ spécifiques de chaque métier, nous réglerons tous les détails techniques pénibles, et surtout nous optimiserons chaque poste budgétaire. Le but est de vous permettre de vous concentrer sur ‘le recevoir’ de vos invités.

Voici tous les services et prestations proposés par l’agence, selon votre cahier des charges, pour réussir votre événement :

Δ Le lieu de votre événement : soit nous proposerons une solution dans vos locaux si cela est souhaité et faisable soit nous vous proposerons un lieu adéquat pour recevoir votre événement dans des conditions optimum.

Δ La Garden party : Les animations, les spectacles, les artistes, les stands gourmands,, les démonstrations pour les petits comme pour les grands seront assemblés pour offrir de délicieux moments à partager.

Δ Le restauration : café d’accueil, open-bar permanent, cocktail déjeunatoire/dinatoire, diner/déjeuner assis, producteurs/artisans locaux, animations culinaires ilve, street food, food truck, barbecue, fontaine géante, etc… avec une attention toute particulière sur la fraicheur et le goût.

Δ Le staff d’accueil : L’accueil et le point ‘info’ sont indispensables à votre Garden party, par conséquent un casting prémium sera effectué pour être certain de marquer positivement l’arrivée, les réponses aux questions et le départ des invités.

Δ La sonorisation : un système son de qualité pour une diffusion musicale confortable, pour que les passages d’artistes se déroulent dans les meilleures conditions, et pour que les annonces ponctuelles soient parfaitement audibles.

Δ La signalétique : Création, fabrication et logistique des différents supports pour mettre en avant votre identité visuelle lors de votre Garden party.

Δ Le chef de projet logistique : la réussite du jour J est directement liée à la qualité de la préparation en amont. Il suivra le rétroplanning, les fabrications, les réservations, les confirmations, établira les missions et le timing de chaque intervenant, définira le plan d’implantation répondra à vos questions, vos souhaits et vous apportera les conseils nécessaires.

Δ Le régisseur général : votre interlocuteur direct sur le terrain ! il orchestrera votre événement et les différents intervenants, il contrôlera, il comptera, il veillera à la conformité de la mise en place du dispositif événementiel, il gèrera les contre-temps de dernière minute, etc… Un poste clé pour la réussite de votre Garden party et pour vous permettra de vous centrer sur l’accueil de vos invités.

Mais aussi, en fonction de la configuration, de votre Garden party :  chapiteau, reportage photo/vidéo, sécurité, sanitaires, électricité, goodies, les transferts aéroport/gare/parking/, le ménage,…

1) Trouver LE lieu pour organiser votre événement
Du fait de son caractère atypique, l’élément le plus important est sans doute le lieu.
Offrez un cadre adéquat et charmant, dans le thème d’une Garden party à vos invités qui apprécieront. De multiples solutions s’offrent à vous : une terrasse, un jardin, un parc, un champ, un château, un domaine, un stade, le pont d’une péniche ou encore une jolie plage sont des lieux propices à l’organisation d’une garden party.
Et pourquoi pas même sur le site de l’entreprise voire même dans l’entreprise ! Nous saurons vous conseiller pour apporter la solution idéale à votre événement et le rendre unique.

2) Prévoir un plan B
C’est l’été et il fait beau, Les conditions semblent donc idéales pour votre garden party. Oui, mais…S’il pleut ? Parce que bien que prévisible la météo conserve ses caprices de dernières minutes. Il faut par conséquent toujours prévoir un plan B dans votre organisation, un lieu abrité – voir même chauffé – avec une taille en adéquation avec le nombre d’invités.

3) Informer ses invités
Lors de l’invitation pour votre garden party, il faut impérativement prévenir vos invités de l’aspect plein air de l’événement. Cela permettra à chacun d’adapter sa tenue,  les talons aiguilles n‘étant pas des plus appropriés ! Nous vous conseillons de définir un dress code en amont et de la communiquer à vos invités via une invitation soignée. Si l’événement se prolonge en soirée, prévoir une tenue plus chaude si la température venait à se rafraîchir.

4) Une ambiance confortable
Organiser une garden party ce n’est pas la kermesse de l’école, il faut donc prévoir un design cohérent et qui mettent en valeur votre événement (et votre image ) – traiteur, mobilier, décoration, animation,… Quelques tables joliment nappées avec des assises, ou alors des tables basses avec de gros coussins, l’ajout d’une décoration florale, et même des bougies si l’événement est en soirée, seront du plus bel effet !

5) Une restauration bien choisie
La règle est simple : on revient à des valeurs traditionnelles pour faire plaisir !
Planchas et barbecues aux mets de qualité, cuisinés à la demande, sont parfaits pour ce type d’événements. Et pour une touche plus moderne, faisons venir un food truck de glaces italiennes, de bokit le sandwich Guadeloupéen, ou alors des tartines chaudes bio… Un menu festif et estival !

6) Donner vie à l’événement
Au delà du cadre et de la restauration, n’oubliez pas le troisième ingrédient magique : les animations !
Elles sont a étudier avec soin, pour être en adéquation avec les invités – petits et grands – et en cohérence avec l’image de l’entreprise. Il est important que votre événement génère beaucoup de bons souvenirs à partager après l’événement.