L’importance des premiers instants dans l’événementiel

Que nous le voulions ou non, lorsque nous rencontrons une nouvelle personne, il ne faut que quelques secondes pour nous faire une opinion de cet individu. Que cette opinion soit bonne mauvaise, elle façonne nos relations aux autres de manière durable. En matière d’événements d’entreprise, il en est de même. Qu’il s’agisse d’une soirée de gala, d’une inauguration d’entreprise ou d’un séminaire, vous n’avez qu’une seule chance de faire bonne impression. L’importance des Premiers instants dans l’événementiel

Les participants se forgent très rapidement une idée de votre événement au moment où ils poussent la porte d’entrée du lieu que vous avez choisi mais également en amont, dès qu’ils sont confrontés à l’existence de votre événement. Comment faire en sorte que la première rencontre entre votre événement d’entreprise et les participants soit réussie ?

Avant l’arrivée des participants

L’invitation à un événement d’entreprise, quel qu’il soit, peut prendre plusieurs formes. Une lettre envoyée par la poste, un courriel, une invitation sur l’intranet d’une société… ce sont autant de sources dont peuvent émaner les acceptations comme les refus. À ce titre, il est important que toutes les informations, d’où qu’elles viennent, soient regroupés sur une seule et même base, un seul système de gestion qui prend l’ensemble des participants en compte au moment de leur arrivée. En outre, si l’événement est payant, il est essentiel que le système que vous utilisez puisse indiquer très rapidement si la participation a été payée intégralement ou s’il reste un solde à régler. Plus les informations sont rigoureuses et précises, plus l’arrivée des participants se fera en douceur.

Si par exemple, vous organisez une conférence dans le cadre d’un séminaire d’entreprise, vous souhaitez certainement faire en sorte que les participants communiquent entre eux. Le port de badge est ainsi devenu un grand classique permettant à tout un chacun de reconnaître certaines personnes et de s’en rapprocher. Une solution à envisager, surtout si le nombre de vos participants est élevé, est d’envoyer un badge à vos invités en même temps que la confirmation de leur participation, ainsi que les instructions finales qu’ils pourront ainsi imprimer à l’avance. Une solution largement utilisée par les sociétés aériennes, par exemple, à laquelle les utilisateurs se prêtent favorablement sans que cela devienne une contrainte. Bien entendu, l’ajout d’un code-barre ou d’un code QR au courriel facilite le suivi et assure une arrivée sans heurt.

Assurer une arrivée rapide et sans encombre

Qu’y a-t-il de plus frustrant que d’arriver à un événement pour s’apercevoir qu’il faut attendre une vingtaine de minutes pour s’enregistrer ? Pour assurer une première impression positive, le bureau d’enregistrement doit être efficace et organisé. Les hôtesses travaillant au bureau d’accueil doivent être formées pour gérer l’enregistrement de personnes ayant imprimé leur invitation ainsi que de celles qui présentent simplement leur smartphone comportant l’invitation sous format numérique. Une fois les informations obtenues de la part des participants, il est impératif d’identifier l’invité rapidement. Nous sommes donc bien loin des bureaux de vote traditionnel ou la recherche d’un nom se fait par ordre alphabétique… et manuellement.

Pour les événements de grande envergure, il est possible d’installer des bornes permettant l’enregistrement automatique dès l’arrivée des participants. Une solution qui répond non seulement à un besoin de créer une impression favorable, mais qui réduit le besoin en personnel.

Est-il nécessaire de le préciser ? La moindre faute d’orthographe sur un badge pré imprimé, le moindre titre de poste incorrect ou de nom d’entreprise est à même de générer des contrariétés… Il est donc essentiel que les informations soient correctes dès le moment où elles ont été enregistrées.

Premiers instants dans l’événementiel

Les premiers instants dans l’événementiel sollicitent l’émotionnel des participants durant un événement d’entreprise et il peut changer leur expérience du tout au tout. S’assurer que cette impression soit positive dès le début est une chance pour l’entreprise de créer une impression positive et durable. Pour que votre première impression soit la bonne, contactez Robin Wood & Co.