Agence événementielle nationale pour organiser votre événement d’entreprise
Workshop-pour-rencontre-ses-clients

Découvrez l’organisation d’un workshop événementiel

Dans cette news, vous allez trouver ci-dessous le déroulé décrit et détaillé d’un workshop privé. Espérant qu’il vous apporte des idées pour vos événements futurs.


Pour commencer le contexte de ce workshop

Un distributeur de matériel de chauffage/climatisation, souhaite recevoir ses 300 clients d’une façon différente, événementielle, pour renforcer les liens. Pour permettre aux clients et prospects de rencontrer des experts – des fabricants de matériels essentiellement – pour poser des questions d’installateurs sur le terrain et pour découvrir en avant première les dernières nouveautés. La montée énergique de la pression concurrentielle, a aussi été une raison, pour être plus démonstratif dans la reconnaissance de l’entreprise envers ses clients. Avec tous ces éléments en mains, notre agence Robin Wood and Co  a conçu un scénario, en voici les détails :

Montage du workshop dans les locaux du client

Jour J-1 à 19H30
L’entreprise ferme ses portes, la régisseusse ‘Maria’ de l’agence,  prend en charge l’orchestration l’équipe de montage et la livraison du matériel nécessaire pour l’aménagement intérieur et extérieur de ce workshop.

Workshop-logistique-evenementielle-agence-robin-wood-and-co

. Pour l’intérieur c’est la mise en place de la signalétique spécifique (kakémonos suspendus, ballons géants logotés à différentes hauteurs). Dans les allées de l’entrepôt de l’entreprise c’est la pose de tables nappées, de chaises, et des boitiers électrique, pour les points rencontres avec les fabricants. Et dans l’espace convivialité, une moquette colorée, du mobilier confortable, une petite scène, un joli bar, et de la sonorisation d’ambiance.

. Pour l’extérieur, c’est l’installation de tentes ’cottage’ pour les démonstrations ‘spectaculaires’ des fabricants, pour l’accueil des clients et prospects, et pour les animations. L’identité visuelle de l’entreprise est renforcée avec des voiles flottantes sur mats. Pour compléter le dispositif, une distribution électrique et une sonorisation générale.

Il est minuit c’est fini, une ‘sieste’ et on attaque…

Evenementiel-d-entreprise-Workshop-prive

C’est le grand Jour du workshop

Jour J à 6h00
C’est parti pour les touches finales, jusqu’à 7h30, afin d’accueillir durant la journée les clients et les prospects dans les meilleures conditions possibles. C’est l’arrivée du traiteur pour le petit-déjeuner d’accueil ou plutôt le brunch du matin (et oui il faut adapter la restauration en fonction du public reçu…) et la gestion du bar sur la journée.

C’est l’installation des animations (tir à l’arc, baby foot bonzini,…) et du mobiliers extérieurs. C’est l’arrivée de la Ferrari sur un plateau, avec son pilote, c’est surprenant mais c’est toujours un moment d’émerveillement pour tout le monde…

Le staff d’accueil, pour un briefing suivi de la mise en tenue logotée.

Briefing par la régisseusse des commerciaux de l’entreprise sur les différents points clés du dispositif. Des recommandations d’attitudes, de discours et de rendez-vous seront communiquées pour optimiser l’impact de l’opération.

Voila c’est prêt, pour faire vivre aux invités une journée toute particulière construite pour eux…

Le Workshop, c’est un signe d’estime fort et positif vers les clients

7h45 : Pour commencer, et tout au long de la journée – les invités sont accueillis par le staff avenant, les commerciaux sont les bienvenus, et la phrase ‘marketing’ de bienvenue. C’est l’émargement pour le contrôle, suivi de la remise du badge nominatif et enfin du tirage au sort… Qu’est ce que c’est ???? Les invités pourront gagner un des douze départs au volant de la Ferrari, c’est à dire de pouvoir la conduire en vrai sur la route accompagné du pilote.

Puis ils seront orientés vers l’espace convivialité et son brunch du matin, au coeur de l’entrepôt, pour une mise en forme gastronomique… Avec quelques surprises, des smoothies, des œufs sur le plat et des……… huitres, livrées directement du cap ferret !!!!! Et bien finalement il y a beaucoup plus d’amateurs que prévu…

Découvrez-l-organisation-d-un-workshop-evenementiel

Le workshop, c’est apporter du contenu concret à ses clients

Suivra le plus important, le Workshop, c’est la zone la plus intense, elle doit être riche en contenus professionnels pour être des plus attractives. Les échanges avec les fabricants pourront débuter accompagnés par les commerciaux de l’entreprise, avec un rôle d’entremetteurs, et pour suivre les demandes de devis, voir même les commandes. (Nb : Mettre en place une offre spéciale est recommandée et si possible en partenariat avec les fabricants pour optimiser la venue des clients et des prospects et pour dynamiser l’opération commerciale événementielle)

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Le workshop, c’est partager des moments informels avec ses clients

Simultanément du workshop les commerciaux pourront retrouver et accompagner leurs clients et leurs prospects sur les animations ludiques :

  • Pour commencer il y aura les départs en Ferrari pour les plus chanceux. Quelques explications avec le pilote, et hop c’est parti pour 20 minutes sur la route. Et bien que la tentation soit forte, il faudra adopter une conduite ’sage’ !!! Est-ce nécessaire de préciser que cette ‘dégustation’ de bolide mythique sera un enchantement sans aucune doute et pour certain la réalisation d’un rêve d’enfant…

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  • Les baby foot, c’est un grand classique incontournable, mais parce que ça marche toujours et que c’est un vrai moment de partage social.
  • Le stand tir à l’arc, cette animation a été choisi parce qu’elle remporte toujours un vif succès, elle plait beaucoup, et pour l’opération un invité de marque sera de passage durant le déjeuner, Jean Charles Valladont le champion Olympique 2016 à Rio pour quelques conseils techniques complémentaires avisés…

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Le workshop, c’est offrir un délicieux moment à ses clients

11h00 : C’est l’arrivée du food truck. Un food truck spécialisé dans les tartines gourmandes, généreuses et bio avec un très agréable duo aux fourneaux, Bastien et Jennifer… Et à partir de 11h30, les invités pourront passer commande de leur menu selon les choix proposés.

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Le bar sera lui aussi ouvert, avec deux jolies barmaid engagées spécifiquement, et une sélection de boissons pour le plaisir des invités. (Nous avons conseillé à notre client de limiter les verres via la distribution de tickets ‘boisson’ à l’accueil)

Le workshop, c’est aussi permettre à ses clients de se former

A partir de 14h00 avec un organisme agréé, des conférences répétées de 15/20 minutes pour expliquer la réglementation actualisée du métier.

Workshop-avec-une-conference-un-seminaire-et-une-formation

16h00 : Fin de l’opération, démontage général, nettoyage des espaces, et l’entreprise, lieu d’événement éphémère est rendu propre et prêt à reprendre son activité normal et boostée !!!

Le workshop c’est aussi pour vous

Si vous aussi vous souhaitez organiser un workshop, contacter-nous pour que nous en discutions. bienvenue@robinwoodandco.com

Martial

Expert en communication événementielle depuis 1990, je suis le diagnostiqueur et scénariste de l’agence Robin Wood and Co.

J’aide mes clients, grands comptes et PME, à rendre leur événement d’entreprise plus économique, plus rentable et plus communiquant.

J’imagine et je développe des concepts novateurs, expérientiels et émotionnels pour optimiser et pérenniser la transmission des messages vers leurs publics.

Ainsi, je veille et je débusque des lieux insolites, des talents et des moutons à 5 pattes, je réunis une équipe dédiée et tous les éléments nécessaires à la réussite de chaque événement.

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